Homeoffice, hybride Arbeitsmodelle und steigende Kosten für Energie und Fläche fordern neue, flexible Lösungen. Shared Desk-Konzepte in Kombination mit digitalen Buchungssystemen sind ein vielversprechender Weg, um Raum effizienter zu nutzen. Doch wie setzt man sie richtig ein?

Was ist ein Shared Desk-Konzept?

Beim Shared Desk teilen sich Mitarbeitende Arbeitsplätze flexibel, anstatt einen festen Platz zu haben. Das Ziel: Weniger Leerstand, mehr Effizienz. Vor allem in Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen lohnt sich dieser Ansatz.

Vorteile auf einen Blick:

• Platzersparnis und niedrigere Mietkosten
• Flexibilität für Mitarbeitende
• Bessere Nutzung bestehender Infrastruktur
• Grundlage für modernes Arbeitsplatzdesign

Die Rolle digitaler Buchungssysteme.

Shared Desk funktioniert nur mit intelligenter Organisation. Hier kommen digitale Buchungssysteme ins Spiel.

Funktionen moderner Tools:

• Arbeitsplatz- und Raumbuchung in Echtzeit
• Übersichtliche Kalenderfunktion
• Mobile App & Desktop-Version
• Check-in/Check-out via QR-Code oder NFC
• Integration mit Outlook, Teams & Co.

Vorteile:

• Vermeidung von Doppelbuchungen
• Hohe Transparenz & Planbarkeit
• Analyse der Flächennutzung (Nutzungsgrad, Stoßzeiten etc.)

Erfolgsfaktoren für die Einführung.

Damit Shared Desk und Buchungssysteme wirklich funktionieren, braucht es mehr als nur Software. Es benötigt klare Regeln und Kommunikation, ein Change Management sowie ergonomische und flexible Ausstattung.

Klare Regeln & Kommunikation.

• Wer darf wann welchen Platz buchen?
• Wie erfolgt die Reinigung nach der Nutzung?
• Was passiert bei No-Shows?

Change Management.

• Schulungen für Mitarbeitende
• Pilotphase mit Feedbackschleifen
• Kommunikation der Vorteile (z. B. mehr Flexibilität)

Ergonomische & flexible Ausstattung.

• Höhenverstellbare Tische, Docking-Stations & mobile Monitore
• Schließfächer für persönliche Gegenstände

Fazit.

Shared Desk-Konzepte in Kombination mit digitalen Buchungssystemen bieten enormes Potenzial. Sie senken Kosten, erhöhen die Auslastung und passen sich dem modernen Arbeitsalltag an. Wer Raum effizient nutzen möchte, sollte nicht nur auf die Technik, sondern auch auf klare Kommunikation und Einbindung der Mitarbeitenden setzen.

_{Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von AI erstellt und anschließend redaktionell überarbeitet.}