Der große Office 365 Guide - holen Sie alles aus Office 365 für Ihr Unternehmen heraus.

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Es ist in aller Munde - Office - oder besser gesagt Office 365. Aber was ist Office 365 eigentlich? Wir als Service Provider für Hosted Exchange, Skype für Business und SharePoint, schauen schon lange auf dieses spannende Thema.  Tagtäglich gibt es neue Dinge in IT, Entwicklung und der Welt. Auch bei Microsofts Office Produkten ist nicht alles so einfach wie es scheint. Daher haben wir einen umfangreichen oder eben den "ultimativen" Guide für Office 365 geschrieben, der einen Einblick in die Möglichkeiten von Microsofts Cloud Office geben soll. Unser Guide zeigt Ihnen was Sie wissen müssen.

Also fangen wir direkt an.

Office 365 Guide

Was ist Office 365?

Was genau ist nun dieses allgegenwärtige Office 365? Jedem ist sicherlich Word, Excel oder Outlook ein Begriff. Bei Office 365 geht es darum, jedem User Zugriff auf diese bekannten Office Anwendungen zu geben und mehr. Im Kern ist Microsofts Office 365 erstmal die Lizenz für genau diese Office Tools.

Mit der Zeit kamen jedoch immer mehr Anwendungen hinzu. Erst als Office Anwendung zum Installieren auf dem Desktop und später auch Mobil und für Mac. 

Danach folgten Tools, die den digitalen Alltag verbessern. Unter dem Begriff Office Dienste, welche vorher eher als Server Installation bekannt waren, hat Microsoft bekannte Dienste wie Exchange, Skype for Business oder SharePoint als Cloud-Abo Variante hinzugeben. Somit hatten vor allem „kleinere“ Unternehmen die Möglichkeit auf professionelle Werkzeuge von Microsoft zurückzugreifen, da diese Tools sonst eine eigene Server-Infrastruktur benötigten. Man erhielt somit einen Hybriden aus Client Software und Server Diensten.

 

Das ist nicht neu und nennt sich Software as a Service.

Neu war das nicht, aber durch Microsofts Fülle entstand eine Toolbox mit unzähligen Möglichkeiten. Durch das Abonnement Model mit monatlicher Abrechnung entstand so das Office 365 als Software as Service, wie wir es kennen. Software as a Service kurz erklärt: Für die Nutzung und den Betrieb von Software und Hardware zahlt man ein Nutzungsentgelt. Dadurch können hohe Betriebs- und vor allem Anschaffungskosten gespart werden. Oder einfacher gesagt, Sie buchen einen Office 365 Plan und erhalten Zugriff zu bestimmten Anwendungen und Diensten, monatlich berechnet pro User.

In den unterschiedlichsten Office Paketen gibt es nun verschiedene Zugriffsmöglichkeiten und Produkte, zusammengepackt als ein Paket - kosteneffizient, flexibel und einfach. Doch welches Paket ist das Richtige für mich? Im nächsten Abschnitt erklären wir die verschiedenen Pakete.

Was bringt uns das für unser Unternehmen?

Mit Office 365 ist es möglich, ohne eigene Server Systeme, Enterprise Funktionen für Ihr Unternehmen freizuschalten - egal ob E-Mail, Team Kommunikation oder Datenablage. Darüber hinaus wurden viele hilfreiche Tools dazu gepackt, wie zum Beispiel Staffhub, Planner oder das wohl meist ersehnte Microsoft Teams als das „Team Kommunikationstool der nächsten Jahre“.

Office 365 Global oder doch Deutschland (DE)?

Bevor wir uns den einzelnen Plänen widmen, möchte ich Ihnen die grundlegendste Besonderheit zu Beginn erläutern. Sie können wählen zwischen Serverstandort Deutschland oder ob Sie Office 365 Global nutzen möchten. Letzteres bedeutet, dass es keine territoriale Eingrenzung des Server Pools gibt.

Seit 2010 und dem Whistleblower Edward Snowden, achten deutsche Unternehmen vermehrt auf die Sicherheit Ihrer Daten. Mit diesem Wissen reagierte Microsoft 2016 mit dem „deutschen“ Office 365. Leider gibt es hier erhebliche Unterschiede zu den regulären Office 365 Paketen.
So stehen nicht alle der Office 365 Dienste zur Verfügung, dazu zählen u.a. Yammer oder Microsoft Teams, der größte Unterschied liegt jedoch im Preis. Die Deutschland Cloud greift nicht nur das Thema Angst vor Datenverlust auf, sondern auch in die Taschen der Unternehmer, mit rund 20% mehr schlägt die DE Cloud zu Buche. Für manche ein K.O. Kriterium, wenn es um die wirtschaftliche Bewertung geht.

Und nun?

Es ist wie bei vielen Themen, der Blickwinkel ist entscheidend. Wenn der reine Schutz vor Informationsabfluss (Wirtschaftsspionage) im Vordergrund steht, sollte jedes Unternehmen IMMER zusätzlich seine Daten verschlüsseln, egal auf welchem Speicher oder an welchem Standort die Daten liegen. Wenn es um Gesetze und deren Einhaltung geht, hilft Microsoft mit ihrem Trust Center zum Thema Auftragsdatenverarbeitung weiter. (Microsoft Cloud Security and Privacy)

Es ist immer schwierig zu bewerten. Eine generelle Antwort für oder gegen einen Einsatz gibt es nicht. Denn dazu müssen Sie die unterschiedlichsten Faktoren beleuchteten und abwägen.

Machen wir also weiter und schauen uns die Office 365 Pakete etwas genauer an.

 

Welche Office 365 Pakete gibt es?

Im Großen und Ganzen unterscheidet Microsoft zwischen Home, Business und Enterprise. Die beiden für uns interessanten Pakete, Business und Enterprise, richten sich an kleine, mittlere und Enterprise Unternehmen. Wobei diese Einteilung so nur bedingt zutrifft. Denn für viele kleinere Unternehmen können je nach Bedarf auch die Enterprise Pläne interessant sein.

Business und Enterprise Plan.

Bei Business und Enterprise gibt es unterschiedliche Abstufungen, sogenannte Pläne. Bei Business oder Enterprise gibt es jeweils einen Plan, der keine Office Anwendungen als Installation auf dem Client PC zulässt, diese sind Business Essentials und der Enterprise E1 Plan. Diese sind günstiger, beinhalten jedoch nur den Zugriff auf die Online Variante der bekannten Office Tools, also Word Online, Excel Online usw.

In allen anderen Plänen ist der Download für die Client Anwendungen enthalten. D.h. Sie können Word herunterladen und wie vorher auch als Software installieren und auf dem PC nutzen. Zwischen der Online Variante und der herkömmlichen Installation herrschen auch Funktionsunterschiede, nicht alle Funktionalitäten stehen im Online Modus der Programme zu Verfügung.

 

Den Unterschied kennen.

Ein großer Unterschied herrscht allerdings zwischen Business und Enterprise bei den Office Diensten. Während im kleinsten Plan von Business dem Office 365 Business zwar alle Desktop Anwendungen enthalten sind, müssen Sie auf alle Dienste verzichten (dazu zählt auch Exchange Online). Sie erhalten lediglich OneDrive, dafür aber mit immerhin 1TB –Speicher, um Dateien online zu speichern und zu teilen.

Bei den Enterprise Plänen finden Sie, bis auf den bereits erwähnten Essential Enterprise E1 Plan, alle Dienste. Die einzelnen Enterprise Pläne werden mit einer Nummer unterschieden - Enterprise E1 bis E5, wobei E2 und E4 nicht mehr existieren und somit auch nicht buchbar sind.

Etwas weiter unten in unserem Guide beschäftigen wir uns mit einzelnen Diensten, die wir für wichtig halten und zeigen auf in welchen Plänen diese enthalten sind.

 

Immer die richtige Wahl?

Bei der richtigen Wahl von Office 365 sollten Sie auf Experten vertrauen, die mit Ihnen gemeinsam Ihren Bedarf ermitteln. Wir bieten allen unseren Kunden diesen kostenfreien Dienst an, damit Sie immer richtig lizenziert sind.

Office 365 Business by NetTask
Office 365 Enterprise by NetTask

Office Anwendungen?

Alles begann mit Word, Excel, PowerPoint und Co. Ich persönlich kenne keinen, der nicht mindestens eines dieser Programme nutzt oder genutzt hat.

In Office 365 sind diese Anwendungen entweder als Client/Desktop Software oder als Online Variante enthalten. Dies bedeutet, dass Sie ein Rund­um-sorglos-Paket für Ihre Clients erhalten. Durch die homogene Integration in alle Office Dienste können Daten geteilt und zusammen bearbeitet werden oder mithilfe von Versionierung im SharePoint Online immer auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Das Arbeiten mit Office Anwendungen und Diensten geht nahtlos ineinander über. Das Team dankt es mit hoher Produktivität und wenig internem Support.

Eine Übersicht der Office Pakete finden Sie hier auf unserer Website!Office 365 Client Anwednungen

Office Awendungen

Office 365 Dienste.

Kommen wir zum Herzstück – oder zu dem, was Office 365 so spannend macht. Wie bereits erwähnt ist es möglich, die sonst sehr aufwendig zu installierenden und zu wartenden Server Versionen einfach aus der Cloud zu buchen. Microsoft kümmert sich um das Bereitstellen, den Betrieb und die Updates Ihrer riesigen Cloud Plattform.

Was benötigt man wirklich?

Es wird sicher nicht jeder Dienst für den Geschäftsalltag benötigt – aber ich kann Ihnen versprechen, dass es sich lohnt mit vielen dieser Dienste mal auseinanderzusetzen. Denn neben den bekannten Diensten für E-Mail oder Datenablage hält Office 365 eine Trickkiste der Superlative bereit.

Nutzen Sie Flow, um Routineaufgaben zu automatisieren. Dabei bietet Ihnen Microsoft die Möglichkeit bereits angepasste Vorlagen zu nutzen (Flow Vorlagen) oder Sie passen sich Ihren Flow nach Ihrem Gusto an.

Oder vernetzen Sie Unternehmen in Yammer (nicht in Office 365 DE enthalten) und stärken so ihre interne Kommunikation. Nutzen Sie Forms, um Umfragen oder Abstimmungen zu erstellen und mehr über Ihre Kunden herauszufinden.

Dies sind nur einige Beispiele, was Sie alles bekommen. Aber kommen wir zu den vielleicht wichtigsten Diensten und schauen uns diese im Detail an.

Office 365 DiensteOffice Dienste

Exchange Online.

Wie bereits erwähnt – Exchange Online ist vielleicht nicht der aufregendste und hippste Dienst von Microsoft, jedoch einer der Wichtigsten. Jedes Unternehmen heutzutage hat eine oder mehrere E-Mail-Adressen. Mit Exchange Online bekommt man jedoch nicht nur eine E-Mail-Adresse, sondern erhält ein komplettes E-Mail System. Wichtig hierbei ist zu erwähnen, dass Microsofts Exchange eine Groupware Lösung ist. Das bedeutet, dass es von Beginn an den Fokus auf das Miteinander legt. Mit Exchange Online lassen sich nicht nur E-Mails empfangen und versenden, sondern hier finden auch Termine, Kontakte und Aufgaben ihren Platz - sozusagen 50 % eines Arbeitsplatzes. Durch Active-Sync können diese Informationen auch problemlos mit mobilen Geräten abgerufen werden. Quasi den Arbeitsplatz in der Hosentasche immer mit sich tragen.

Exchange Online bietet:

  • E-Mail mit der eigenen Unternehmens-Domain
  • Mitarbeiterkalender oder Raumkalender mit Freigabe an andere Kollegen
  • Globale Adresslisten oder Kontaktlisten
  • Steuerung der E-Mail-Kommunikation mit Verteilerlisten
  • Nicht nutzergebundene Postfächer für info@ oder kontakt@ mit Zugriffsberechtigung
  • Funktionen wie „Senden als“ oder „Senden im Auftrag“
  • Automatische Antworten bei Urlaub oder Out of Office
  • Synchronisierung von Listen mit SharePoint Online
  • Persönliches Postfacharchiv für größere Postfächer

uvm.

Ich könnte noch weitere Dinge aufzählen, aber das hier sind die meiner Meinung nach die Wichtigsten. Der Vollständigkeit halber ist natürlich zu erwähnen, dass das Einbinden in Microsofts Outlook natürlich möglich ist und auch damit weitere Funktionen bietet. Outlook ist zudem gleich mit in den Office Paketen integriert und bedarf keiner extra Lizenz.

Sicherheit & Compliance.

Microsofts Office 365 hält eine Menge an Tools für Datensicherheit und Compliance für Exchange Online bereit. So können mit Threat Intelligence und eDiscovery auch die rechtlichen Anforderungen an E-Mails, wie bei normalen „Geschäftsbriefen“ eingehalten werden, zum Beispiel die gesetzliche Frist zur Speicherung von Rechnungen oder Angeboten.

Exchange Online das E-Mail Tool.

Exchange Online ist somit eines der E-Mail Tools, das einen gesamten Bereich im Büroalltag abdeckt. Zusätzlich bietet es eine einheitliche Struktur, die es ermöglicht das Ökosystem zu erweitern. Sei es durch Kontaktsynchronisation oder das Einführen von Raumverwaltungs-Apps, um Ihre Büroräume noch effizienter nutzen zu können.

Skype for Business Online.

Skype for Business Online, vorher Lync, ist eines der Herzstücke von Microsoft. Viele kennen bereits das „normale“ Skype, um mit Freunden oder Familie auch über große Distanz per Video-Call verbunden zu bleiben. Mit Skype for Business können Sie das Ganze nun im Business Umfeld nutzen. Instant Messaging, Präsenzstatus und Online Konferenzen mit hoher Teilnehmeranzahl, genau das ist es, was Skype for Business ausmacht.

Wir haben bereits 2010 begonnen, damals Lync 2010, das Telefonieren beizubringen. Denn für uns war ein zentrales Kommunikationssystem von hoher Bedeutung. So veredelten wir auf einer mandantenfähigen Cloud, Lync respektive nun auch Skype for Business zu einer Cloud-Telefonanlage – ohne komplexe eigene Infrastruktur und ohne zusätzliches Gateway.

 

Skype for Business telefonie Aufbau

 

Auch die Einwahl, über in Deutschland registrierte Einwahlrufnummern, ist ein beliebtes Mittel, um mit seinem Unternehmen die ganze Welt zu Besprechungen oder Produktpräsentationen einzuladen.

Mit der Ankündigung von Microsoft, Skype for Business würde in Teams übergehen, wurde viel Staub aufgewirbelt. Ja es stimmt, Skype for Business Online geht in Teams über – aber bereits jetzt entwickeln wir eine Lösung, um Teams an das öffentliche Telefonnetz anzubinden. Für mehr Informationen können Sie sich hier in unserem Newsletter eintragen: Weiter zur Newsletter Anmeldung.

 

In Office 365 ist aber Skype for Business Online oder das folgende Teams enthalten und ermöglicht viele nützliche Funktionen. Laden Sie zu Onlinebesprechungen ein oder nutzen Sie Skype Broadcast für riesige Online-Meetings. Geben Sie Ihren Desktop an Kollegen oder Partner frei. Starten Sie Umfragen oder erklären Sie komplexe Themen mithilfe eines Whiteboards.

Skype for Business Online ist nach wie vor das Tool, welches Teams für Kommunikation, sei es intern oder extern, gern und ausgiebig nutzen.

Microsoft Teams.

Microsofts Teams ist das neue „Kronjuwel“ in Office 365. Mit Teams wird alles leichter, so verspricht Microsoft die neue Welt der Teamkommunikation.

Doch was genau ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams sieht sich als Schnittstelle, hier werden Chats, Anrufe und Videokonferenzen verbunden. Eine Plattform für intuitive und spontane Kommunikation innerhalb von Teams oder dem gesamten Unternehmen. Microsoft Teams kann in Abteilungsteams oder Projektteams untergliedert werden. Der Vorteil: alle Mitglieder der einzelnen Teams haben immer den gleichen Stand an Informationen.

Microsof Teams KanäleQuelle: Microsoft.com

 

Anschließend können in sogenannten Kanälen (engl. Channels) Aufteilungen erfolgen. Unsere Empfehlung ist es, nicht einfach Teams auszurollen und danach die Sintflut, sondern mit den Teams einzeln die Anforderungen zu diskutieren.

Neben den Teams und Kanälen können Sie über Registerkarten oder über die Connector Funktion andere Office 365 Dienste einbinden, wie zum Beispiel Taskboard von Planner oder einen RSS Feed Ihres Unternehmensblogs. Die Möglichkeiten durch den integrierten App Store sind unendlich und weitreichend.

Wie bereits im Abschnitt Skype for Business Online erwähnt, ist das Kommmunikationstool Stand April 2018 fast vollständig integriert. Chat, Anrufe und Video Konferenzen im Team waren noch nie einfacher. Durch die wirklich gut durchdachte Oberfläche finden Sich alle Nutzer noch besser zurecht.

Microsoft Teams soll nicht nur das Kronjuwel sein – es ist es mit jeder Faser, Funktion oder App!

 

Microsoft To-Do.

Um Microsoft To-Do von den ehemaligen Wunderlist-Entwicklern „6Wunderkinder“ gibt es viele Nachrichten. Eins steht jedoch fest, Microsoft wollte von Anfang, dass Microsoft To-Do ein fester Bestandteil im Office 365 Abonnement wird. Und so simpel wie der Name, ist auch die Idee hinter To-Do.

Im Dschungel der vielen To-do-Apps am Markt wollte Microsoft eine native Integration in alle Office 365 Anwendungen Dienste geben. Somit können Sie Aufgaben und Tasklisten erstellen und an Kollegen in einem Team verteilen oder delegieren.

Optisch weiß Microsoft To-Do, ähnlich wie sein nicht ganz direkter Vorgänger Wunderlist, zu glänzen. Eine einfache Bedienung und Optik machen es zu einem schnellen und robusten Tool im Büro oder mobil.

 

SharePoint Online.

Viele nennen SharePoint Online gemeinerweise „Datengrab“. Ich muss gestehen, wir haben auch des Öfteren erlebt, dass es diesen Titel in manchen Umgebungen nicht zu Unrecht besitzt, was allerdings weniger an SharePoint Online selbst, als mehr an der Strategie der Unternehmen liegt.

Wie es bereits das Wort „Datengrab“ erkennen lässt, bei SharePoint Online dreht es sich um Daten aller Art. Mit diesem sogenannten Dokumenten-Management-System sollen Unternehmen, Abteilungen und Projektteams einfacher auf Dokumente, Daten und Informationen zugreifen können. Mithilfe der Verschlagwortung und der Suche auf Meta-Daten kann, wenn Sie ein passendes Berechtigungssystem implementiert haben, einfach wie in Google nach Informationen und Dokumenten gesucht werden. Das erleichtert erheblich das Arbeiten und spart jedem Einzelnen eine Menge an Zeit.

Unsere Empfehlung ist den SharePoint vor dem Roll-Out ganzheitlich zu betrachten, da er auch aus anderen Diensten wie Teams erreichbar ist. Es gilt eine Struktur aufzubauen, die Sie mühelos anpassen können, aber ein grobes Abbild Ihres Unternehmens ist.

Man könnte, denke ich noch viel mehr zu SharePoint Online sagen, jedoch empfehle ich Ihnen folgenden Blog, wer gern tiefer eintauchen möchte.

SharePoint Community

Nun aber weiter mit Microsofts Planner.

Microsoft Planner.

Planner - der Angriff auf Trello und Co. kann beginnen - so oder so ähnlich scheint Microsoft die Herangehensweise ausgerufen zu haben. Planner ist nicht neu – Planner mag nicht innovativ sein, wo es doch bereits viele Karten-Planungs-Apps gibt (hinter Trello, Planner und Co. verstecken sich sogenannte agile Methoden, wie es ursprünglich bei Kanban ist). Der Bezug zu der Kanban Methode lässt sich nicht verleugnen und mit seinem methodischen Ansatz des agilen Prozessmanagements steht es auch nicht auf alleinigem Posten.

 

Microsoft Planner Dashboard

Quelle: Microsoft

 

Agil, stabil?

Immer mehr Teams möchten agil und deskriptiv arbeiten, von den Großen lernen und erfolgreich werden. Vielleicht ist die Intention für eine agile Methode nicht die Richtige, wenn sie jedoch dazu beiträgt, dass sich Unternehmen damit auseinandersetzen, ist mir das Recht. Mit Planner bekommen Sie genau das Tool: einfach zu bedienen, aber mit soviel Dynamik und Kraft unter dem „Brett“. Denn darum geht es, ein Brett (engl. Board) auf dem Aufgaben im Backlog oder Aufgabensammler nur darauf warten bearbeitet zu werden. Nun können sich Teams agil nach dem Pull-Prinzip einen Task in den nächsten Basket (Korb) ziehen und mit der Bearbeitung beginnen. Seinen Ursprung hat diese Methode in Japan, in den 50ziger Jahren, wo sie zur Ressourcenüberwachung benutzt wurde.

Das Schöne an Planner ist, es lassen sich nahezu alle Daten aus den unterschiedlichsten Diensten verknüpfen - Dokumente, Kollegen oder Bilder. Sie können Notizen und Fälligkeitsdaten hinzufügen (wobei dies nicht der Kanban Methode direkt entspricht, aber mittlerweile undenkbar ohne ist). Anschließend können Sie sich für jeden Prozess Tasks oder für jedes Projekt den Zeitplan anzeigen lassen. So können Standardprozesse verbessert oder bei Projekten eine genauere Abschlussrechnung erstellt werden.

 

Gefiltert sieht jeder durch.

Durch die verschiedenen Filter von Planner haben Projektverantwortliche immer den Überblick über den Stand oder eben Stillstand bestimmter Teilprozesse und Projekte. Auch das Gruppieren nach bestimmten Indikatoren ist hilfreich, um einen Prozess oder ein Projekt zu überwachen. Dennoch bleiben bei all der Überwachung die Aufgaben für den Nutzer stets gut aufbereitet sichtbar und können zu einer Steigerung der Produktivität beitragen.

Planner und Teams gehen Hand in Hand.

Auch die Integration in Teams ist für meinen Geschmack sehr gelungen, denn Sie können sich direkt das Board in einem Channel anzeigen lassen und müssen Teams nicht verlassen. So haben Sie Aufgaben und Team immer an einem Ort.

Fazit.

Wenn Sie es bis hierhin geschafft haben, gratuliere ich Ihnen und bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit. Office 365 ist schon lange kein Thema mehr nur für Administratoren die Outlook, Word und Excel installieren. Vielmehr ist es zu einem Ort für Produktivität und Informationen geworden. Jedes Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche, profitiert von der Vielschichtigkeit der Tools. Und es gibt noch mehr zu entdecken, wir haben Themen wie Power Apps oder Yammer bisher völlig außen vorgelassen. Lassen Sie uns wissen, wenn Sie mehr dazu lesen möchten.

Zu meinem Fazit: es lohnt sich für Sie, Ihr Team oder Unternehmen sich mit der Thematik Office 365 auseinander zu setzen. Durch die Homogenität aller Lösungen, Dienste, Anwendungen und Erweiterungen stehen völlig neue Möglichkeiten zur Verfügung. Holen Sie alles aus Office 365 heraus und bringen Sie Ihr Team auf Erfolgskurs.

Haben Sie Fragen zu Office 365? Lassen Sie es uns wissen, wir beraten Ihr Unternehmen bei Einsatz und Roll-Out. 

 

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