Warum Digitalisierung auch Kulturwandel bedeutet.

Die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist mehr als nur die Einführung neuer Tools oder die Umstellung auf digitale Prozesse. Sie ist ein tiefgreifender Kulturwandel, der nur dann gelingt, wenn alle Ebenen der Organisation eingebunden werden. Führungskräfte, Mitarbeitende und die IT-Abteilung müssen gemeinsam an einem Strang ziehen, mit klarer Kommunikation, gezieltem Change Management und echter Beteiligung. In diesem Blogartikel zeigen wir, warum Digitalisierung ohne Kulturwandel scheitert und wie Kommunen den Wandel von innen heraus erfolgreich gestalten können.

Digitalisierung ist kein IT-Projekt: Sie verändert das Mindset.

Viele Kommunen starten ihre Digitalisierungsreise mit der Einführung von Tools wie Microsoft 365, E-Akten oder Online-Antragsformularen. Doch echte Transformation beginnt nicht mit Software, sondern im Kopf. Wenn Mitarbeitende Prozesse jahrelang auf dieselbe Weise erledigt haben, ist Veränderung mit Unsicherheit verbunden. Deshalb braucht es ein neues Denken: Digitalisierung bedeutet auch, Vertrautes loszulassen und Neues zu gestalten. Und genau hier beginnt der kulturelle Wandel.

Beteiligung: Wer mitgestaltet, macht auch mit.

Ein zentraler Erfolgsfaktor für digitale Transformation ist Beteiligung. Mitarbeitende müssen nicht nur informiert, sondern aktiv eingebunden werden. Nur so entsteht Akzeptanz und sogar Begeisterung für neue Arbeitsweisen.

Best Practice: Viele Kommunen arbeiten inzwischen mit sogenannten Digitallotsen. Diese moderieren Veränderungsprozesse, analysieren Abläufe gemeinsam mit den Fachbereichen und identifizieren geeignete Digitalisierungspotenziale.

Tipp: Beginne mit kleinen, sichtbaren Erfolgen. Wenn ein digitaler Antrag den Alltag erleichtert, wächst das Vertrauen in weitere Schritte.

Change Management: Strukturierter Wandel statt Aktionismus.

Digitale Veränderung braucht Change Management mit klaren Zielen, Verantwortlichkeiten und Zeitplänen. Führungskräfte haben dabei eine besondere Rolle: Sie geben die Richtung vor, setzen Rahmenbedingungen und begleiten den Wandel aktiv.

Elemente erfolgreichen Change Managements:

• Analyse & Priorisierung von Prozessen
• Etablierung von Rollen (z. B. Digitallotse, Projektleitung, Multiplikatoren)
• Regelmäßige Status-Reviews & Retrospektiven
• Qualifizierungsangebote & Schulungen

Interne Kommunikation: Der Kitt im Kulturwandel.

Digitale Transformation lebt von Transparenz. Nur wenn alle wissen, warum etwas verändert wird, entsteht Verständnis. Regelmäßige interne Kommunikation ist daher entscheidend:

• Was sind die nächsten Schritte im Projekt?
• Wer ist Ansprechpartner bei Fragen?
• Welche Erfolge wurden bereits erzielt?

Tools wie Microsoft Teams, Intranets oder interne Newsletter können dabei helfen, Informationen zu teilen und den Austausch zu fördern.

Eine neue Kultur der Zusammenarbeit.

Digitale Tools ermöglichen flexible, ortsunabhängige Zusammenarbeit. Doch sie funktionieren nur dann gut, wenn sich auch die Zusammenarbeitskultur verändert:

• Weg von E-Mail-Fluten, hin zu Chat und Echtzeit-Zusammenarbeit
• Weg vom Silodenken, hin zu teamübergreifendem Austausch
• Weg von „das haben wir immer so gemacht“, hin zu „lass uns das gemeinsam besser machen“

Fazit.

Technologie ist der Hebel, aber Menschen sind der Motor der Digitalisierung. Wer Kulturwandel ernst nimmt, schafft nachhaltige Veränderung und eine Verwaltung, die nicht nur digital ist, sondern auch zukunftsfähig.

Starten Sie jetzt! Holen Sie Ihre Mitarbeitenden ins Boot, investieren Sie in Kommunikation und Change Management – und machen Sie Ihre Verwaltung fit für das digitale Zeitalter.

Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI erstellt und anschließend redaktionell überarbeitet.