Schatten-IT: Ein Begriff, der IT-Verantwortlichen regelmäßig Kopfzerbrechen bereitet. Gemeint sind damit alle IT-Systeme und Anwendungen, die in einem Unternehmen ohne Wissen und Zustimmung der IT-Abteilung eingesetzt werden. Oft entstehen sie aus einem harmlosen Wunsch nach Produktivität, bergen aber erhebliche Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Risiken. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie Sie Schatten-IT erkennen und mit 7 konkreten Maßnahmen verhindern können, um wieder Kontrolle über Ihre IT-Landschaft zu gewinnen.

Was ist Schatten-IT und warum ist sie gefährlich?

Schatten-IT umfasst z. B. Tools wie Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive), Messenger-Dienste (WhatsApp, Slack) oder SaaS-Anwendungen, die Mitarbeiter ohne Freigabe nutzen. Auch privat angeschlossene Geräte wie Laptops oder Smartphones zählen dazu, wenn sie Zugriff auf Unternehmensdaten erhalten.

Die Folgen:

• Datenlecks & Sicherheitslücken
• Verstöße gegen Datenschutzgesetze (DSGVO) 
• Probleme bei der IT-Konsistenz und Integration
• Unkontrollierte Lizenzkosten

7 Maßnahmen, mit denen Sie Schatten-IT verhindern.

1. Transparenz schaffen.

Führen Sie regelmäßige Audits und Netzwerkscans durch, um nicht autorisierte Tools aufzudecken. Tools wie CASB (Cloud Access Security Broker) helfen, die Nutzung von Cloud-Diensten zu analysieren und zu kontrollieren.

Tipp: Arbeiten Sie mit einem IT-Dienstleister zusammen, um Sicherheitsanalysen effizient durchzuführen.

2. Kultur der Offenheit fördern.

Schatten-IT entsteht oft aus dem Bedürfnis nach besseren Lösungen. Schaffen Sie einen Kanal für Feedback und Vorschläge zu neuen Tools. So können Mitarbeiter ihre Wünsche äußern, ohne inoffizielle Wege zu gehen.

3. Genehmigungsprozesse vereinfachen.

Wenn Freigabeprozesse zu lang dauern, greifen Mitarbeiter zur Schatten-IT. Vereinfachen Sie daher Ihre IT-Anforderungsprozesse und bieten Sie eine Whitelist an genehmigten Anwendungen an.

4. Schulungen und Awareness-Kampagnen.

Sensibilisieren Sie Mitarbeitende regelmäßig für die Risiken von Schatten-IT – besonders im Hinblick auf IT-Sicherheit und Datenschutz. Je besser sie informiert sind, desto eher halten sie sich an die offiziellen Vorgaben.

5. Zentrale IT-Plattformen bereitstellen.

Stellen Sie moderne, nutzerfreundliche Plattformen zur Verfügung, die die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abdecken.

Wichtig: Diese Lösungen sollten intuitiv, mobil nutzbar und flexibel anpassbar sein.

6. Mobile Device Management (MDM) einführen.

MDM-Systeme ermöglichen die sichere Verwaltung von mobilen Endgeräten, Apps und Daten. Damit behalten Sie auch bei BYOD (Bring Your Own Device) die Kontrolle.

7. Technische Sicherheitsrichtlinien umsetzen.

Richten Sie Firewalls, Zugriffskontrollen und Data Loss Prevention (DLP)-Systeme ein. So lassen sich Datenflüsse kontrollieren und die Nutzung nicht autorisierter Software unterbinden.

Fazit.

Schatten-IT wird sich nie vollständig vermeiden lassen – doch mit einem ganzheitlichen Ansatz aus Transparenz, technischer Absicherung und Mitarbeiterbeteiligung lässt sie sich gezielt eindämmen. Ihr nächster Schritt: Überprüfen Sie jetzt Ihre IT-Landschaft und starten Sie mit einer der sieben Maßnahmen. So gewinnen Sie nicht nur Kontrolle, sondern auch das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden zurück.

_{Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von AI erstellt und anschließend redaktionell überarbeitet.}