Skype for Business (Lync) - Anleitung und Schnelleinstieg.

Dieser Artikel richtet sich an Personen, die mit Skype for Business (Lync) noch nicht vertraut sind, und enthält Informationen zum Einstieg. Falls Sie eine Beratung wünschen oder sich mit uns über das DSGVO konforme deHOSTED Skype for Business austauschen möchten, wählen Sie bitte den entsprechenden Button.

Skype for Business dient dazu, inner- und außerbetriebliche Kommunikation auf vielfältige Weise zu ermöglichen. Chats, (IP-)Telefonie, Videokonferenzen, Dateiübertragungen, Präsentationen und Bildschirmfreigaben – mit Skype for Business können Sie das alles mit nur einer Softwarelösung erledigen.

Skype for Business war bis 2015 als Lync bekannt, bevor Skype von Microsoft übernommen und der Name entsprechend angepasst wurde.

Skype for Business-Clientsoftware gibt es für Windows, MAC OS, sowie für die mobilen Systeme Windows Phone, Android und iOS. Sogar unter Unix/Linux gibt es Möglichkeiten, über Drittanbieter-Tools wie Pidgin oder Sky, Skype for Business zu nutzen. In diesem Artikel gehen wir jedoch nur auf die Benutzung unter Windows ein.

+++ UPDATE 19. August 2019 +++

Nach dem viel über das Ende von Skype for Business in den Medien berichtet wurde - möchten wir gern klarstellen, dass lediglich, dass von Microsoft eigens gehostete Skype for Business Online zu Ende 2021 abgekündigt wurde. Skype for Business als Produkt für Hosting durch Provider und OnPremise wird weiter bis ende 2025 und ggf. darüber hinaus von Microsoft supportet.

Den vollständigen Artikel dazu findet Ihr unter: Ist Skype for Business wirklich End of Life?

Erstmaliges Starten von Skype for Business.

Der Windows-Client von Skype for Business wird standardmäßig als Teil der Microsoft Office Suite installiert.

• klicken Sie auf die Windows-Startschaltfläche unten links am Bildschirm
• wählen Sie „alle Programme“ → „Microsoft Office 2016“ → „Skype for Business 2016“
• es öffnet sich der Anmeldebildschirm
• geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken sie anschließend auf „Anmelden“

Sobald Skype for Business ausgeführt wird, sehen in der Taskleiste ein größeres Skype for Business-Symbol und ein kleineres am Ende der Taskleiste auf der rechten Seite in der Nähe der Uhr als sogenanntes Tray-Icon. Wenn Sie dort mehrere Symbole sehen, aber das Skype for Business-Symbol nicht angezeigt wird, finden Sie es, wenn Sie auf den nach oben zeigenden Pfeil klicken, wodurch die ausgeblendeten Symbole angezeigt werden.

Beim Schließen des Skype for Business-Fensters wird die Anwendung nicht geschlossen.
Das Fenster wird lediglich minimiert und kann durch Doppelklick auf das Tray-Icon wieder geöffnet werden.

Durch einen einfachen Klick oder einen Rechtsklick auf das Tray-Icon öffnet sich ein kleines Menü. Dort können Sie über „Mein Status“ Ihren Präsenzstatus schnell wechseln, ohne erst das Anwendungsfenster öffnen zu müssen. Zudem können Sie sich über dieses Menü abmelden, Skype for Business beenden oder sich die Anmeldeprotokolle anzeigen lassen.

Wenn Sie beim Klick oder Rechtsklick auf das Tray-Icon die STRG-Taste gedrückt halten, finden Sie zusätzlich den Menüpunkt „Konfigurationsinformationen“. Diese können bei Problemlösungen hilfreich sein.

Anpassen des Startverhaltens von Skype for Business.

Wenn sie beispielsweise nicht möchten, dass sich Skype for Business bei der Windows-Anmeldung automatisch startet, können Sie dies im Optionen-Menü ändern.

• öffnen Sie das Optionen-Menü durch Klick auf das Zahnrad-Symbol
• wählen Sie links im Auswahl-Menü den Punkt „Persönliche Einstellungen“
• unter „Mein Konto“ entfernen sie das Häkchen bei „App beim Anmelden bei Windows automatisch starten“

Das Hauptfenster von Skype for Business.

Wenn Sie sich bei Skype for Business angemeldet haben, erscheint das Hauptfenster.

Die Anzeige Ihrer Verfügbarkeit: Präsenzstatus.

Die Verfügbarkeit eines Benutzers wird durch das farbige Symbol an seinem Profilbild angezeigt. Dieser Verfügbarkeitsstatus wird auch als Präsenzstatus bezeichnet und zeigt an, ob jemand „Verfügbar“ (grün), „Beschäftigt“ (rot), „Abwesend“ oder „Inaktiv“ (gelb) oder „Nicht stören“ (rot mit weißem Querbalken), etc., als Status gesetzt hat. Die Anwesenheitsanzeige beeinflusst, welche Kommunikationsoptionen verfügbar sind. Der Präsenzstatus wird nur für diejenigen angezeigt, bei denen der Skype for Business-Client online ist. Anderenfalls wird „offline“ (weiß mit grauem Rand) angezeigt. Personen dessen Präsenzstatus nicht bekannt ist, weil möglicherweise die erforderlichen Berechtigungen dafür nicht vorhanden sind, sind durch ein graues Fragezeichen gekennzeichnet.

Die Indikatoren basieren auch auf Ihren Outlook-Kalenderinformationen und aktualisieren sich entsprechend Ihrem Kalender und Ihrer Aktivität. Wenn Sie beispielsweise an Ihrem Schreibtisch verfügbar sind, aber Ihre Maus oder Tastatur für eine bestimmte Zeit nicht verwenden (die Standardeinstellung hierfür beträgt 5 Minuten), ändert Skype for Business Ihren Präsenzstatus automatisch von „Verfügbar“ (grün) auf „Inaktiv“ (gelb). Verwenden Sie wieder Ihre Tastatur oder Maus, ändert sich Ihr Status automatisch wieder auf „Verfügbar“ (grün).

Sie können Ihren Präsenzstatus auch manuell ändern, indem Sie:

Manuelle Statuseinstellungen überschreiben alle automatischen Änderungen. Um wieder zu den automatischen Einstellungen zurückzukehren, wählen Sie „Zurücksetzen“ im Status-Drop-Down-Menü des Hauptfensters oder den kreisförmigen Pfeil  in der Status-Auswahl, wenn Sie mit der Maus über das Taskleisten-Symbol fahren.

Da Skype for Business in Outlook integriert ist, können Sie automatisch auch den Präsenz-Status Ihrer Kollegen sehen, wenn Sie mit ihnen per E-Mail kommunizieren. Wenn Sie einen Namen in das Adressfeld einer neuen E-Mail im Outlook eingeben, wird dort neben dem Namen ebenfalls der Präsenz-Status des Empfängers angezeigt.

Wenn Sie in Ihrem Outlook-Kalender die Funktion „Automatische Antworten (Außer Haus)“ gesetzt haben (z. B. wenn Sie im Home-Office arbeiten), wird neben Ihrem Status ein violetter Punkt angezeigt.

Bedeutung der Status-Icons.

	Verfügbar	Online und verfügbar
	Bin gleich zurück	Für ein paar Minuten nicht am Computer
	Abwesend / Als abwesend anzeigen	Vom Computer ausgeloggt oder eine bestimmte Zeit lang nicht am Computer (Standard: 5 Minuten)
	Nicht bei der Arbeit	Nicht bei der Arbeit und nicht verfügbar
	Beschäftigt	Beschäftigt und keine Unterbrechung erwünscht
	Am Telefon	Bei einem Skype for Business-Anruf (ein Zwei-Personen-Anruf) und keine Störung erwünscht
	In einer Besprechung	In einer Besprechung und keine Störung erwünscht
	In einer Telefonkonferenz	In einer Telefonkonferenz (Mehr-Personen-Anruf) und keine Störung erwünscht
	Nicht stören	Keine Störung erwünscht und Benachrichtigungen werden nur aus der gleichen Arbeitsgruppe empfangen
	Hält Präsentation	Hält eine Präsentation und kann nicht gestört werden
	Außer Haus	Die „Automatische Antworten (Außer Haus)“-Funktion in Outlook wurde aktiviert
	Offline	Nicht eingeloggt. Sie erscheinen als „Offline“ für Kontakte, die Sie blockiert haben.
	Unbekannt	Der Präsenz-Status kann nicht ermittelt werden. Kontaktannahme ausstehend: Sie haben dem Benutzer eine Kontaktanfrage gesendet. Dieser hat die Anfrage noch nicht angenommen.

Kontakte.

Wenn Sie Skype for Business zum ersten Mal verwenden, sollten Sie ein wenig Zeit in die Einrichtung Ihrer Kontakte und Gruppen investieren. Dies wird es Ihnen erleichtern, mit den Personen zu kommunizieren, mit denen Sie häufig interagieren.

Kontaktgruppen erstellen.

• Klicken Sie im Hauptfenster auf das Kontakt-Hinzufügen-Symbol  und wählen Sie „Neue Gruppe erstellen"
• Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Gruppennamen (z. B. „andere Kontakte“) klicken und dann ganz unten auf „Neue Gruppe erstellen"
• Es erscheint ein neues Gruppenfeld
• Benennen Sie sie in einen für Sie sinnvollen Namen um (z. B. den Abteilungsnamen)
• Nun können Sie direkt aus der Suche Kontakte zu Ihrer neuen Gruppe hinzufügen

Kontakte aus dem Firmenverzeichnis hinzufügen.

• geben Sie den Namen in das Suchfeld ein
• eine Liste mit übereinstimmenden Personen aus Ihrem Firmenverzeichnis erscheint
• klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Namen und wählen sie „Zu Kontaktliste hinzufügen“ und wählen Sie die passende Gruppe aus

Kommunikation mit Ihren Kontakten.

Um die Kommunikation mit einem Kontakt zu beginnen, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten. Danach wählen Sie, welche Kommunikationsart Sie verwenden möchten (Chat, Videoanruf, Anruf, Präsentation, …)

Chatnachrichten (Instant Messaging - IM).

Mit Chatnachrichten (auch Sofortnachrichten oder Instant Messaging genannt) können Sie in Echtzeit und sehr schnell mit Menschen kommunizieren. Chatten ist weniger formell als E-Mail und schneller als ein Anruf. Sie können einen Chat mit einer oder mehreren Personen führen. Außerdem können Sie Bilder und Dateien versenden oder die Konversation um Audio und Video erweitern.

Beginnen einer Chatnachrichten-Konversation.

• Suchen Sie sich die Person heraus, an die Sie eine Chatnachricht senden möchten
• Doppelklicken Sie auf den Kontakt oder verwenden Sie eine der oben beschriebenen Methoden und wählen Sie das Chatnachrichten-Symbol ein Unterhaltungsfenster wird angezeigt
• geben Sie Ihre Nachricht unten im Unterhaltungsfenster ein und drücken Sie die Eingabetaste (Enter), um die Nachricht zu versenden
• alternativ können Sie auch auf das Senden-Symbol (  ) klicken
• die Konversation wird oben im Unterhaltungsfenster angezeigt
• zusätzlich können Sie Anhänge ( ) und Emoticons ( ) anfügen oder die Nachricht als wichtig kennzeichnen (  )

Auf eine Chat-Benachrichtigung antworten.

Wenn jemand eine neue Chatunterhaltung mit Ihnen beginnt, wird eine Benachrichtigung auf Ihrem Bildschirm angezeigt.

Um die Nachricht anzuzeigen, klicken Sie auf eine beliebige Stelle des Profilbilds, um sie zu akzeptieren. Danach erscheint das Unterhaltungsfenster, um die Nachricht anzuzeigen.

Um die Nachricht abzulehnen, klicken Sie auf „Ignorieren“. Dadurch wird die Nachricht an Ihren Outlook-Posteingang als gesendet und kann unter „aufgezeichnete Nachrichten“ angezeigt werden.

Wenn Sie keine weiteren Chatnachrichten-Benachrichtigungen erhalten möchten, setzen Sie Ihren Status auf „Nicht stören“. Dies können Sie auch über das Optionen-Menü im Benachrichtigungsfenster festlegen.

Chatten mit mehreren Personen.

Wenn Sie bereits einen Chat gestartet haben, können Sie weitere Personen hinzufügen, indem Sie einfach deren Profilbild aus der Kontaktliste in das Chatfenster ziehen oder oben rechts auf das „Weitere Personen einladen“-Symbol klicken. Mit Hilfe der Suche, können Sie dort auch Personen hinzufügen, die sich nicht in Ihrer Kontaktliste befinden.

Wenn Sie einen Chat mit einer bereits eingerichteten Gruppe beginnen, dann öffnen Sie mit Rechtsklick auf die Gruppe das Kontextmenü und klicken auf „Chatnachricht senden“. Es öffnet sich dann ein Chatfenster, in dem alle Personen der Gruppe bereits eingeladen sind. Ihre Nachrichten werden dann an alle Gruppenmitglieder gesendet.

Um einen Chat mit mehreren Personen zu starten, die sich nicht zusammen in einer Gruppe befinden, halten Sie die STRG-Taste gedrückt während Sie die einzelnen Kontakte auswählen und beginnen dann mit Rechtsklick à „Neue Chatnachricht senden“ eine neue Konversation.

Senden von Dateien und Bildern.

• ziehen Sie eine Datei oder ein Bild via Drag & Drop in den Textbereich des Chatfensters
• oder verwenden Sie die Anhängefunktion (Büroklammer-Symbol) im Chatfenster
• oder kopieren Sie eine Datei oder ein Bild aus einem Office-Programm in den Texteingabebereich des Chatfensters

Der Empfänger erhält dann in seinem Skype-Fenster eine Benachrichtigung, dass Inhalte zur

Verfügung gestellt werden und kann diese dann öffnen und speichern.

Anrufen.

Einen Audio- oder Videoanruf tätigen.

Wenn Sie ein Mikrofon, ein Headset (oder Lautsprecher) und eine Webcam an Ihren Computer angeschlossen haben, können Sie Skype for Business verwenden, um Audio- und Videoanrufe zu tätigen und zu empfangen.

Skype for Business erkennt Ihre Audio- und Videogeräte automatisch. Jedoch sollten Sie überprüfen, ob sie korrekt eingerichtet sind, bevor Sie Audio- oder Videoanrufe tätigen:

• klicken Sie im Hauptfenster auf das Optionen-Menü (Zahnrad-Symbol)
• wählen Sie Audiogerät oder Videogerät und überprüfen Sie, ob die Geräte korrekt erkannt und eingerichtet sind

Um einen Audio- oder Videoanruf zu starten:

• suchen Sie den gewünschten Kontakt in der Kontaktliste
• klicken Sie auf das Audio- (Telefonhörer) oder Video-Symbol (Kamera)

Bei Kontakten, die eine Webcam eingerichtet haben und somit Videoanrufe annehmen können, finden Sie neben dem Präsenz-Status den Zusatz „Videofähig“.

Wenn Sie einen Kontakt anrufen, wir auf dessen Bildschirm eine Benachrichtigung angezeigt, die er durch Anklicken des Profilbildes akzeptieren oder durch klicken auf „Ignorieren“ ablehnen kann.

Während des Audio- oder Video-Anrufes können Sie den Anruf steuern. Sie können dabei den Anruf halten, Ihr Mikrofon stumm schalten, zwischen Ihren Audiogeräten wechseln und die Videodarstellung ändern.

Gesprächsverlauf.

Skype for Business-Konversationen werden standardmäßig gespeichert. Sie können sich die Liste der Konversationen, einschließlich der entgangenen Anrufe, sowohl in Skype for Business (klicken Sie auf das Uhren-Symbol) als auch in Outlook (unter „Aufgezeichnete Unterhaltungen“) anzeigen lassen.

Meetings (Besprechungen).

Skype for Business-Besprechungen (Meetings).

Mit der Besprechungsfunktion von Skype for Business haben Sie die Möglichkeit mit mehreren Teilnehmern zusammen zu arbeiten. Sie können Präsentationen halten und Ihre Desktops, Programme, Dateien und ein Whiteboard mit den anderen Teilnehmern teilen.

Während Sie sich in einer Skype-Besprechung befinden ändert sich Ihr Präsenz-Status automatisch zu „In einer Telefonkonferenz“ (rot).

Eine Skype-Besprechung in Outlook planen.

Wenn Sie den Outlook-Desktop-Client oder Outlook aus Office Home & Business, Office Volumenlizenzierung, Office 365 mit einem Microsoft Exchange Service verwenden, können Sie damit einzelne oder wiederkehrende Skype for Business-Besprechungen genauso wie herkömmliche Besprechungen planen.