von Elli Bauer

Sechs wichtige Kriterien für Groupware-Lösungen.

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Groupware-Lösungen gibt es heute wie Sand am Meer, jedoch sollte man bei der Auswahl auf einige Schlüsselkriterien achten. Wir haben Ihnen dafür genau sechs Tipps und eine Übersicht der weitverbreitetsten Groupware-Lösungen für Ihre Suche nach einer Groupware-Lösung zusammengetragen.

Plattformunabhängigkeit.

Die Zunahme der verschiedenen Systeme innerhalb der letzten Jahre in den Unternehmen stellt heute die Anforderung der Plattformenunabhängigkeit in den Vordergrund. Administratoren und Mitarbeiter fordern zugleich eine Vereinheitlichung der Systeme. Bei der Auswahl eines Groupware-Systemes ist deshalb ganz besonders darauf zu achten, dass dieses sowohl als lokal installierte Anwendung sowie als Web App (webbasiert) dem Nutzer zur Verfügung gestellt werden kann. Hinzu kommt, dass es keine Einschränkung zwischen den Betriebssystemen wie Microsoft Windows, Apple Mac und Linux geben sollte. Da immer mehr Mitarbeiter bereits mobile Geräte, wie Tablets und Smartphones benutzen, muss mittlerweile auch hier auf die Kompatibilität zu den Plattformen (Windows Phone, iOS und Android) geachtet werden.

Benutzerfreundlichkeit.

In Zeiten der Informationsüberflutung steht die Benutzerfreundlichkeit einer Anwendung an vorderster Stelle. Vor allem bei einer Groupware-Lösung sollte die Bedienung intuitiv sein, sodass jeder damit arbeiten kann und will. Power-User sind nicht das Maß, an dem man die Benutzerfreundlichkeit messen kann, vielmehr sollte man den ersten Test mit einem Durchschnittsanwender durchführen.

Anpassbarkeit.

Eine Groupware-Lösung sollte viele Möglichkeiten bieten, eine Anpassung an die unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse durchzuführen. Dazu gehört beispielsweise den eigenen Kalender anderen Benutzern freizugeben oder Regeln zu erstellen, wie mit eingehenden E-Mails von einem bestimmten Lieferanten umzugehen ist.

Erweiterbarkeit.

Mit einer Groupware-Löung arbeitet das gesamte Unternehmen. Aus diesem Grund ist es überaus wichtig, dass sich das System seitens der Systemarchitektur jederzeit skalieren lässt. Die Anbindung weiterer Module zur Ergänzung der Funktionalitäten wie z.B. CRM, Instant Messaging, Fax und Telefonie sollte ebenfalls geprüft werden.

Frau mit Laptop
picjumbo.com

Bring your own Device (BYOD-Unterstützung).

Viele Mitarbeiter nutzen bereits heute eigene Endgeräte wie Smartphones für die Unternehmenskommunikation. Oft sind es Kleinigkeiten, wie eine E-Mail schnell mal von unterwegs noch weiterleiten zu können, was die Benutzer benötigen. Auch mal nach dem Feierabend einen Kontakt für den Vorgesetzen raussuchen - gehört mittlerweile fest zum Job. Hier ist es enorm wichtig, dass die Groupware-Lösung die Unternehmensvorschriften beachten kann (Compliance) und für deren Einhaltung automatisiert sorgt. Einer der einfachsten aber wichtigsten Punkte ist dabei, ob das Unternehmen seine Daten vom Gerät des Mitarbeiters beim Unternehmensaustritt von der Ferne löschen kann. Wenn dies nicht gegben ist, sollte ein anderes Produkt in betracht gezogen werden.

Interoperabilität.

Die Lösung sollte sich einfach in vorhandene IT-Infrastrukturen einfügen lassen, sodass keine weiteren Investitionen nötig sind. Hier eignen sich Cloud Lösungen wie Hosted Exchange im Zusammenspiel mit Microsoft Outlook hervoragend, da sich das Unternehmen keine Gedanken um Serverbetriebssysteme, Datenbanken, Authentifikationssysteme oder der Bereitstellung von Web-Services machen muss.

Die beliebtesten Groupware-Lösungen:

  1. Microsoft Exchange Online
  2. Microsoft Exchange Server 2010
  3. Zarafa Zarafa
  4. Open Xchange Appliance Edition
  5. IBM Lotus Notes
  6. Kerio Connect
  7. Zimbra Collaboration Suite
  8. Atmail E-Mail Server
  9. Microsoft Exchange Server 2007
  10. Oracle Beehiv

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