von Elisa Förster

Präsenzstatus an modernen Arbeitsplätzen - Fluch oder Segen?

Quelle: istockphoto.com/ alvarez

Die Technologie, die ihren Nutzern auf einer technischen Plattform mehrere Kommunikationskanäle zur Verfügung stellt, heißt Unified Communications (einheitliche Kommunikation). Meist versehen mit Online-Präsenzanzeigen, die sichtlich machen, ob ein Benutzer gerade online erreichbar ist oder nicht. Egal ob im Chat, am Telefon oder bei Videokonferenzen, dem Kommunikationspartner ist ersichtlich, ob es gerade möglich ist, den gewünschten Partner zu erreichen. Für Unternehmen wird immer wichtiger die Kommunikation untereinander zu optimieren, besonders dann, wenn Reisetätigkeit und Heimarbeit zu dem Alltag eines Unternehmens gehören. Denn Skype for Business ermöglicht es miteinander zu kommunizieren, egal ob Mitarbeiter durch einen Flur oder durch einen Ozean getrennt sind.

Sicherlich könnte man den Unternehmern eine Menge Zahlen präsentieren, die Produktivitätsgewinne belegen sollen. Somit erhöht der Einsatz von Skype for Business an einem 8-Stunden-Tag die effektive Arbeitszeit um 28 Minuten und laut Microsoft könnte man durch die Nutzung jährlich bis zu 45.000 Dienstreisen einsparen. Oftmals kommen den Unternehmen aber ganz andere Zweifel und werfen somit Fragen auf.

Skype for Business und der Betriebs- / Personalrat.

Vor allem in großen Unternehmen mit traditioneller Unternehmenskultur trifft man nicht immer auf offene Ohren. Da wird alles Neue erst einmal mit kritischen Blicken betrachtet. So wird es jedenfalls von IT-Experten wahrgenommen.

Neben dem Datenschutz wird immer wieder als Argument verwendet, dass die elektronische Kommunikation die Arbeitnehmer unter wachsenden Druck setze und die Kontrollmöglichkeiten durch die Chefetage erhöht würde.

So sollte neben der ganzen Hardware und Software nicht vergessen werden, dass es auch noch einen ganz wichtigen Faktor gibt - den Menschen.

Dabei ist nicht nur gemeint, ob das Headset zu den Ohren passt oder die "Bildschirmtauglichkeit" eines jeden Mitarbeiters, sondern auch die gesetzlichen Regelungen der Arbeitszeit in Deutschland und in anderen Ländern.

So sind diese "Rahmenbedingungen" nicht nur in Gesetzen verankert, sondern sind auch ein wichtiger Bestandteil von z. B. Tarifverträgen und somit vom Interessenvertreter der Arbeitnehmer in Form eines Betriebs- oder Personalrates.

Abwesend bedeutet nicht "untätig".

Dabei interessiert sich der Betriebsrat sicherlich eher weniger für Funktionen oder was die Lizenzen und Server für Skype for Business kosten. Vielmehr werden ihm die Fragen zugetragen, die etwas mit Überwachung, Protokollierung, Zeiterfassung und ähnlichem zu tun haben. Daher ist es wichtig auch diese Aspekte zu betrachten, da diese Informationen ja kein "Geheimwissen" darstellen und jeder im Internet recherchieren und sich somit Informationen besorgen kann. Das Thema der "Überwachung" wird also häufig mit der Präsenzanzeige in Verbindung gebracht und sollte frühzeitig und offen mit allen Beteiligten diskutiert werden. Denn bei Skype for Business geht es nicht darum die Arbeitszeit oder Krankheitstage zu kontrollieren, sondern die Teamfähigkeit und Effizienz eines jeden Unternehmens, durch digitale Unternehmenskommunikation zu steigern. In der heutigen Generation geht es schließlich immer mehr darum, die Arbeit in das Leben integrieren zu können und die Arbeitszeit flexibler zu gestalten.


Neben den technischen Funktionen sollte man sich Folgendes immer wieder neu vor Augen führen:

Der Präsenzstatus eines jeden Mitarbeiters ist nicht mit der Arbeit verknüpft. Das heißt, wenn jemand "Verfügbar" ist zeigt er leidlich seinen Kollegen, dass er angesprochen werden kann. Was natürlich nicht die Botschaft vermitteln soll, dass dieser nichts zu tun hat.

Somit ist auch nicht jeder Mitarbeiter gleich "untätig" nur, weil sein Präsenzstatus gerade "Abwesend" oder "Offline" anzeigt. Vermutlich ist dieser gerade in einem Meeting oder führt ein persönliches Gespräch mit einem anderen Kommunikationspartner und wird nicht sofort auf eine Mail oder den Anruf reagieren.

Die Funktionen von Skype for Business sollten also nicht als Kontrollinstrument angesehen werden, sondern sollten jedem Mitarbeiter die Arbeitsweise und den Arbeitsalltag vereinfachen. Ansonsten müsste man die Stempelkarten zur Zeiterfassung und die "Belegt"-Lampenfelder am Telefon mit den gleichen Aspekten hinterfragen.

Quelle: Pixabay CC0 Public Domain/ Free-Photos

Gründe sich in Skype for Business zu "verlieben".

1. Unendlich viele Funktionen.
Es werden Ihnen mehr Funktionen zur Verfügung gestellt, als Sie sich vorstellen können. Hierbei geht es um schnelle Kommunikation - ganz ohne Stress. Instant Messaging, Telefondienste, Telefonkonferenzen, Desktop-Sharing und viele weitere Funktionen machen Skype for Business zu einem Produkt der modernen, zeitgemäßen Arbeitswelt.


2. Keine Reisezeit und -kosten.
Sie können selbst entscheiden wann und wo Sie Besprechungen abhalten. Verlieren Sie weniger Ihrer kostbaren Zeit, die Sie sonst auf dem Weg zu Meetings benötigen, und sparen somit auch Reisekosten durch Telefon- oder Videokonferenzen.


3. Planen und Reagieren.
Videokonferenzen bereits im Voraus vereinbaren, dank der einfachen Integration im Outlook. Auch kurzfristige Meetings können mit wenigen Mausklicks angesetzt werden.


4. Sofort sehen, wer online ist.
Durch einfache, geordnete Übersichten kann man sofort sehen, wer gerade verfügbar ist. Dabei können Fragen und Informationen schnell mit Kollegen geteilt und ausgetauscht werden.


5. Ungestört arbeiten.
Viel zutun, keine Zeit für Kollegen oder bereits mit einem anderen Gesprächspartner beschäftigt. Behalten Sie die Kontrolle über Kommunikationsströme und lassen Sie sich nicht durch Anrufe oder Gesprächsanfragen stören.


Mitreden statt nur zerreden - Fluch oder Segen?

Die Vorteile von Präsenz überwiegen die Nachteile, dabei ist entscheidend der..

Entscheidend ist also der Zweck der Verwendung von Skype for Business - und dieser ist vordergründig die Kommunikation und Arbeit im Team zu vereinfachen und den Mehrwert dieser Art der Kommunikation zu nutzen. Nicht mehr und nicht weniger. Man könnte somit in einer betrieblichen Vereinbarung festlegen, welche Daten erhoben und gespeichert werden sollen und welche nicht. So könnte man in dieser Vereinbarung also auch einen Schulungsanspruch für Mitarbeiter definieren, in dem man jedem Einzelnen den deutlichen Mehrwert dieser Art der Unternehmenskommunikation darlegt und somit die aufkommenden Zweifel in Verbindung mit dem Präsenzstatus nimmt.

- Alles rein eine Frage der Betriebsorganisation.

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