Neue Features in Microsoft Teams in 2022.

Seit Beginn des Jahres 2022 ist es nun möglich, dass auch der Hintergrund in der Webversion von Microsoft Teams verändert werden kann. Dabei können die Nutzer*innen auf die identischen Effekte wie in der Desktopversion zurückgreifen und zudem auch ein eigenes Hintergrundbild hinzufügen.

Manche Chatnachrichten sind kürzer, einige sind länger. In Microsoft Teams haben Sie seit diesem Jahr die Möglichkeit die Dichte der Chats den eigenen Bedürfnissen anzupassen. Als Standard hierfür ist der Bequem-Modus hierfür eingestellt. Um Anpassungen vorzunehmen, ist es notwendig, in den allgemeinen Einstellungen unter dem Topic „Chatdichte“ die passende Kategorie für sich zu finden.

In den Chats in Microsoft Teams haben Nutzer*innen die Möglichkeit einzelne Chatnachrichten anzuheften. Es spielt dabei keine Rolle, wie viele Nachrichten im Nachhinein eingehen. Die angehefteten Nachrichten werden immer im oberen Abschnitt des Chatfensters angezeigt.

In Microsoft Teams ist es in den einzelnen Teams möglichen Personen zu taggen, wenn Nachrichten und Beiträge für eine gewisse Person oder Personengruppe bestimmt ist. Ist ein Beitrag für die Teambesitzer von Relevanz können mit ‚@teambesitzer‘ alle Teambesitzer gleichzeitig benachrichtigt werden, ohne dabei jeden einzelnen zu hinterlegen.

In Besprechungen kann es hilfreich sein, wenn man die Teilnehmenden gemeinsam vor Augen hat. Mit dem Zusammenmodus können sowohl Besprechungsorganisatoren als auch Referenten den Zusammenmodus für alle Teilnehmenden freischalten.

In Besprechung haben die Nutzer*innen nun seit diesem Jahr die Möglichkeit über das Microsoft Whiteboard gemeinsam Anmerkungen und Notizen zu erstellen. Sobald die Funktion ‚Anmerkung starten‘ gestartet wurde, können die Teilnehmenden der Besprechungen Anmerkungen notieren.

In Microsoft Teams ist es möglich, dass Teams und Kanäle auch mit Personen außerhalb der Organisation geteilt werden können. So kann effizient und effektiv zusammengearbeitet werden. Diese Funktion ist jedoch aus der datenschutzrechtlichen Betrachtungsweise mit Vorsicht zu genießen. Bevor Teams und Kanäle mit externen Partnern geteilt werden, ist zwingend mit dem Datenschutzbeauftragten miteinzubeziehen. Gerne stehen auch wir Ihnen hierfür in einer kostenfreien Erstberatung zur Verfügung.

Nicht immer sind alle Kanalmitglieder zu einer Besprechung eingeladen. Diese können vorab in einen Gruppenraum zugeordnet werden. Hierfür ist es notwendig, dass in den Besprechungsdetails unter Gruppenräume die notwendigen Einstellungen vorgenommen werden.

Teilnehmende können mit mehreren Endgeräten an einer Besprechung teilnehmen. Bisher musste an jedem Endgerät einzeln die Besprechung verlassen werden. Nun gibt es die Möglichkeit über den ‚Verlassen‘-Button die Besprechung an allen Endgeräten zu beenden.

Seit diesem Jahr gibt es beispielsweise die Möglichkeit die Planung einer Besprechung in einem zweiten Fenster zu organisieren. Das hat den Vorteil, dass sich weiterhin frei in Microsoft Teams bewegt werden kann, ohne dabei die Daten im Termin zu verlieren.

Was seit längerem schon in Einzelchats funktioniert, klappt nun auch in Gruppenchats: Es ist nun möglich vorgeschlagene Antworten zu verwenden. Die vorgeschlagenen Antworten beziehen sich dabei auf die vorangegangenen Nachrichten im jeweiligen Chat und werden über dem Verfassensfeld angezeigt.

Microsoft Teams und SharePoint ist nun auch miteinander verknüpft. Sobald ein Team in Microsoft Teams erstellt wird, wird gleichzeitig ein Objekt n SharePoint erstellt. Es gilt es sich hier eine sinnvolle Lösung zu überlegen, wie man SharePoint und Microsoft Teams sinnvoll miteinander verknüpft, um keine doppelten oder veralteten Dokumente zu erhalten. Gerne stehen wir Ihnen für weitere Tipps und Hilfestellungen zu Verfügung.

Bei Genehmigungen sind oftmals Unterschriften erforderlich. Mithilfe der Genehmigungs-App können e-Signaturen angefordert werden. Dabei kann auch direkt im erforderlichen Dokument unterschrieben werden, wenn dieses im OneDrive for Business hochgeladen wurde. Der Vorteil: Auf das Dokument kann immer und überall zugegriffen werden.

Seit November 2022 ist es nun möglich, dass bei den Aktivitäten ausschließlich die ungelesenen angezeigt werden. Die Einstellung kann direkt in den Aktivitäten vorgenommen werden. Das Screenshot zeigt, wie es aussieht, wenn weiterhin alle Aktivitäten angezeigt werden. Verschiebt der Nutzer oder die Nutzerin den Riegel nach rechts, so werden ausschließlich die ungelesen angezeigt.

Was bei E-Mails über Microsoft Outlook schon seit längerem funktioniert, ist jetzt auch bei Chats über Microsoft Teams möglich: Das zeitversetzte Versenden von Nachrichten. Die gewünschte Versenden der Nachricht kann durch das Betätigen der rechten Maustaste auf den Absendebutton vorgenommen werden.

Um sich auch bei Telefonaten über Microsoft Teams weiterhin in der Software frei bewegen kann, hat der Administrator die Möglichkeit, dass bei einem eingehenden Anruf automatisch ein weiteres Fenster öffnet. In diesem werden alle notwendigen Informationen zum Anrufenden angezeigt.