von Elli Bauer

Modernes Raumbuchungssystem für effizienteres Arbeiten.

Quelle: Pixabay CC0 Public Domain/ Pexels

Räume für bessere Teamarbeit.

Gelungene Zusammenarbeit steigert die Qualität der Ergebnisse! Teams, die nur aus Einzelkämpfern bestehen sind im Schnitt gegenüber solchen Teams im Nachteil, die zusammenarbeiten.

Für produktive Kollaboration in Ihrem Unternehmen ist es daher notwendig, dass Sie Ihren Mitarbeitern angepasste Arbeitsumgebungen zur Verfügung stellen. Das bedeutet konkret verschiedene Arbeitsplätze für unterschiedliche Situationen anzubieten: für die Arbeit alleine, im Team oder das Gespräch mit Kunden. Unverzichtbar ist dabei der Meetingraum. Hier können Mitarbeiter wichtige Team-Meetings durchführen und Besprechungen mit Kunden oder Partnern abhalten. Wenn Sie den Raum entsprechend ausstatten, bietet der Raum alle Möglichkeiten, um gemeinsam Ideen zu entwickeln, den Kollegen eine Präsentation vorzustellen oder ein regelmäßiges Team-Meeting durchzuführen. Dabei liegt es auf der Hand, dass eine solche Umgebung einen eigenen Raum erfordert. In dem heutigen produktiven Durcheinander des Open-Space Büros kann die ruhige Atmosphäre des Meetingraumes oft nicht geboten werden.

Ineffiziente Raumverwaltung als Ursache für Frust im Team.

Nun nutzt aber der Meetingraum im Gegensatz zum Open-Workspace die Ressource „Raum“ deutlich schlechter aus. Das Konzept des Open-Workspace entspricht generell einer hohen Ausnutzung von „Raum“ durch die Einrichtung von vielen Arbeitsplätzen. Die Nähe der Mitarbeiter zueinander macht eine schnelle unkomplizierte Kommunikation möglich und steigert so die Effektivität des Teams. Der Meetingraum allerdings verlangt genau das Gegenteil: Eine relativ große Fläche muss für wenige Mitarbeiter bereitgehalten werden und wird unter Umständen zeitweise gar nicht genutzt. Der Meetingraum ist also der große Verschwender der Ressource „Raum“. Wenn dann auch noch die Raumplanung schlecht organisiert ist – im ungünstigsten Fall mit mehreren untereinander inkompatiblen Systemen – kann das schnell dazu führen, dass die knappe Ressource „Raum“ ungenutzt bleibt. Darüber hinaus kann ein undurchsichtiges und ineffizientes Raumbuchungssystem auch schnell Frust in Ihrem Team hervorrufen.

Junger Mann sitzt verzweifelt vor seinem Laptop
Quelle: Pixabay CC0 Public Domain/ punttim

Cloudbasiertes Raumbuchungssystem: Schnell und einfach implementiert.

Mehr Effizienz und Transparenz in der Raumverwaltung kann mithilfe von moderner Raumbuchungssoftware spielend geschaffen werden. Durch eine komplett per Cloud synchronisierte Raumverwaltung kann auch die Mitarbeiterin, die gerade im Zug sitzt, schnell und einfach überprüfen, ob der Konferenzraum heute Mittag noch verfügbar ist und dementsprechend ihre Termine mit Kunden und Kollegen planen. Sie muss also nicht erst im Büro ankommen, um dann frustriert festzustellen, dass sie ihre Termine doch anders planen muss. Durch diese niedrigschwellige Möglichkeit Termine unkompliziert zu buchen und im selben Schritt für alle Teammitglieder sichtbar zu machen, kann die Auslastung des Raumes deutlich verbessert werden. Eine für alle Mitarbeiter eindeutige Raumbuchungsübersicht kann Spannungen im Team vermeiden, da Verfügbarkeiten auf einen Blick erkennbar sind und Doppelbuchungen nicht auftreten.

Das ‚HXA Room Calender Display System‘ bietet alle diese Funktionalitäten an und spannt dabei den Bogen vom Digitalen zum Analogen, indem es sowohl per App als auch vom physikalisch auf dem vorhandenen digitalen Türschild genutzt werden kann. Damit ersetzt das HXA System den zuvor genutzten Zettel am Meetingraum und den digitalen Kalender durch ein einheitliches System. Ohne aufwendige Einrichtung kann das HXA System einsatzbereit zu Ihnen kommen – durch einfaches Plug and Play. Selbst die Montage des Türschildes kann ganz ohne handwerkliche Unterstützung stattfinden, denn der ‚HXA Room Calender‘ wird optional mit einem Bodenständer geliefert, der lediglich vor dem Meetingraum aufgestellt wird.

Die Buchungs-App wird im Microsoft Store heruntergeladen. Natürlich kann auch bereits vorhandene Software wie Microsoft Exchange oder Office 365 genutzt und mit dem Raumbuchungssystem verbunden werden. Somit können Ihre Mitarbeiter ganz einfach von überall die Raumbuchungssoftware bedienen und ihre Reservierungen durchführen. Insbesondere die Kompatibilität des ‚HXA Room Calender‘ zu Outlook macht die Nutzung des Systems für Ihr Team besonders leicht, denn die Team-Mitglieder werden keine Zeit verschwenden, um den Umgang mit einer weiteren (unter Umständen nicht intuitiv gestalteten Software) zu erlernen. Sie nutzen einfach die gewohnten Applikationen weiter!

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