Microsoft Teams Guide - Teil 3: Wie ist Microsoft Teams aufgebaut?

Microsoft Teams besitzt ein übersichtliches Programm-Design und folgt einer einfachen Logik. Microsoft beschreibt Teams treffend: „In Microsoft Teams sind Teams Gruppen von Personen, die für Arbeit, Projekte oder gemeinsame Interessen zusammengeführt werden.“ In Teams finden Sie auf der oberen linken Seite die Hauptnavigation mit sieben Standard Schaltflächen:

Unter der 3. Schaltfläche „Teams“ verbergen sich Ihre Teams, denen Sie zugeordnet sind. Die verschiedenen Teams werden in Kanäle bzw. Channels unterteilt. Kanäle sind bestimmte Abschnitte innerhalb eines Teams, um Unterhaltungen strukturiert durchzuführen. Jedes Teammitglied hat Zugriff auf geteilte Dateien und Tools innerhalb eines Kanals. Zusätzlich können die Kanäle mit Tabs, Konnektoren und Bots erweitert werden. Die Kanäle können nach bestimmten Themen, Anlässen, Abteilungen, Projekten benannt und erstellt werden. Am sinnvollsten ist es, wenn Sie die Teams so aufbauen, dass dabei Ihre Organisationsstruktur wiedergespiegelt wird. Microsoft bietet dafür eine gute Übersicht:

Microsoft gibt dahingehend noch Beispiele, wie Sie Ihre Teams und Kanäle organisieren können. Diese finden Sie hier.

Natürlich kann jedes Unternehmen die Anwendung so gestalten, wie es am besten passt. Dahingehend ist Teams sehr flexibel und es gibt viele Möglichkeiten für die Organisation.

Navigation.

Lassen Sie uns nun, etwas näher auf die Navigationspunkte in der Hauptnavigation von Microsoft Teams eingehen.

Das Icon „Aktivität“ wird aktiv, sobald Sie oder Ihr Team in einem Kanal erwähnt wurden. Erwähnungen werden mithilfe eines vorgestellten „@“-Zeichens in eine Nachricht eingefügt. Sie können einzelne Personen oder ganze Teams erwähnen. Somit verlieren Sie und Ihre Mitarbeiter keine direkt an sie gerichteten Informationen aus dem Blick.

Neben den Kanälen können Sie auch mit einer einzelnen Person oder einer ganzen Gruppe von Personen chatten. Die einzelnen Personen müssen vorher nicht zwingend in einem Team vordefiniert werden. Die Chatfunktion finden Sie unter folgendem Symbol: . Hier können Sie mit anderen chatten. Der Chat bleibt permanent abrufbar. Das Versenden von Dateien, Emojis, Sticker, GIFs und Besprechungseinladungen ist im Chat möglich. Gleichzeitig können Sie Chat-Nachrichten mit einer Dringlichkeit versehen.
Um einen neuen Chat zu beginnen, finden sie rechts vom Suchfeld dieses Symbol: . Darüber können Sie nun eine oder mehrere Personen (maximal neun Personen) zu einem Chat hinzufügen.

Über „Teams“ sehen Sie alle Teams, denen Sie zugeordnet sind.  Durch Klick auf den Teamnamen klappt das Team auf und Sie sehen die einzelnen enthaltenen Kanäle. Nun können Sie einen Kanal anwählen und es öffnet sich der Chat im selektierten Kanal. Weitere Sektionen wie die Dateiablage lassen sich in den einzelnen Tabs im Kanal durch Anklicken anwähle.

Teams bietet zudem die Möglichkeit Besprechungen zu planen. Mithilfe der Schaltfläche "Kalender"  können Sie bevorstehende Besprechungen einsehen, an diesen über den Kalendereintrag teilnehmen oder auch ein neues Meeting organisieren sowie Ihren Kalender einsehen. Dieser ist mit Ihrem Microsoft Exchange Online oder dem deHOSTED Exchange Hybrid Konto verknüpft und damit synchron. So haben Sie alle Termine auf einem Blick zur Hand.

Über den Button im rechten oberen Eck  können Sie eine neue Besprechung planen. Danach öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie die gewünschte Besprechung erstellen können. Dort geben Sie den Titel, Standort also z. B. Ihren Besprechungsraum, Beginn, Ende und Details an. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit die Besprechung für einen Kanal erstellen und oder einzelne Personen dazu einladen.

Der Punkt  ist sehr vielseitig. Im Untermenü können Sie Ihre Kontakte, den Verlauf und die Voicemail einsehen. In der linken Spalte befindet sich der Tastenwahlblock, wo Sie Rufnummern sofort eingeben können. In der mittleren Spalte erkennen Sie alle angenommen, gewählten sowie verpassten Anrufe. Unter „Kurzwahl“ in der rechten Spalte sehen Sie Ihre dazugehörigen Kontakte sortiert. Wenn Sie mit dem Cursor über den Kontakt gehen, erscheinen unterschiedliche Möglichkeiten: Nun können Sie mit Ihrem Kurzwahl-Kontakt eine Videotelefonie starten, klassisch telefonieren oder über „…“ auch entfernen.

Wie Sie Microsoft Teams als Alternative zur klassischen Telefonanlage mit Ihren gewohnten Rufnummern nutzen können und wie das Telefonieren mit Microsoft Teams funktioniert, erklären wir Ihnen in dem zuvor verlinkten Blogbeitrag.

Unter finden Sie die Menüpunkte „Ansichten“ und „Cloud-Speicher“. Der Bereich Ansichten unterteilt sich in “Zuletzt verwendet“, „Microsoft Teams“ und „Downloads“. Der Punkt „Zuletzt verwendet“ hält alle zuletzt bearbeiteten Dokumente von Ihnen bereit. In „Microsoft Teams“ können Sie alle Dateien einsehen, die innerhalb Teams freigegeben wurden. Unter „Download“ finden Sie Dateien, die Sie bereits heruntergeladen haben.

Unten links auf der Seite befindet sich der Button . Darüber können Sie Ihren gewünschten Cloud-Speicheranbieter wie zum Beispiel OneDrive für Teams auswählen.

Mithilfe von können Sie noch weitere Features oder Anwendungen für Teams nutzen, z.B. OneNote, Planner, Stream, Who oder das Wiki sowie die Hilfe. Außerdem gelangen Sie hierüber auch in den Store

Die letzten beiden Buttons auf der linken Menüleiste sind der „Store“ und die „Hilfe“. Den Store kennen Sie bereits aus dem Absatz zuvor, es ist nur ein anderer Weg dahin zu gelangen. Aus dem Store können Sie verschiedene Apps, Bots, Registerkarten, Connectoren und Messaging Anwendungen beziehen. Außerdem können Sie den Store nach bestimmten Kategorien wie z. B. Entwickler und IT oder Projektmanagement durchsuchen.

Über die „Hilfe“ können Sie nach bestimmten Themen suchen. Diese Suche funktioniert wie ein kleines Handbuch für Teams. Des Weiteren erfahren Sie alles Wichtige zu den neuen Updates und können Feedback an den Microsoft Support senden.

Suchen in Microsoft Teams.

Die Suchleiste befindet sich immer oben in der Mitte.

Darin können Sie nach Personen aus Ihrer Organisation suchen oder nach bestimmten Begriffe in Kanälen und Chats suchen. Mithilfe des @-Zeichens können Sie folgende Befehle aufrufen:

Sobald Sie einen Schrägstrich „/“ in die Suchleiste eingeben bekommen Sie folgende Suchen vorgeschlagen:

Ausblick.

Sie haben einen ersten Einblick in die Struktur von Microsoft Teams erhalten. Im Teil 4 unserer Serie zeigen wir Ihnen einige hilfreiche Funktionen, in Microsoft Teams, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern können.