von Elli Bauer

Warum ist Microsoft Exchange die beste E-Mail-Lösung?

Quelle: Pixabay CC0 Public Domain/ kaboompics

Was ist Groupware?

Microsoft Hosted Exchange ist eine Groupware und somit viel mehr als einfach nur eine „E-Mail-Lösung“. Doch was ist eine Groupware? Groupware ist eine kollaborative Software – also für die Zusammenarbeit ausgelegt. Hosted Exchange ist aus diesem Grund hervorragend für die Arbeit im Team geeignet – mehr dazu unter dem Punkt „Funktionen“. Doch bevor man Exchange nutzen kann, sollte man sich die Frage stellen, ob der Dienst lieber OnPremise oder aus der Cloud genutzt werden soll.

Wie kann Microsoft Exchange bereitgestellt werden?

Hauptsächlich gibt es zwei Möglichkeiten wie Microsoft Exchange bereitgestellt werden kann.

1. Microsoft Exchange Server bzw. On Premise.

On Premise bezeichnet das herkömmliche Lizenzmodell für Software, welche der Nutzer selbst kauft und betreibt. Die Software wird auf dem eigenen System des Anwenders installiert, aktualisiert und abgesichert.

2. Cloud.

  • Public Cloud.
    Dieser Typ Cloud ist eine öffentliche Cloud, da sie von jedem genutzt werden kann, also viele Anwender eine Cloud nutzen. Allerdings verwenden die Nutzer nur ihren „eigenen“ Bereich und sind somit getrennt voneinander. In der Public Cloud werden oftmals auch sogenannte Software as a Service (SaaS) Anwendungen genutzt, bei denen ausschließlich die Software verwendet wird.

  • Private Cloud.
    Sie wird häufig aus Datenschutzgründen sowie IT-Sicherheitsaspekten verwendet. Hierbei hat der Nutzer seine eigene Cloud, die nur er nutzt und keine weiteren User. Eine Private Cloud wird oft als Infrastructure as a Service (IaaS) angewendet, somit kann der Nutzer virtuelle Ressourcen von Computerhardware nutzen.

Funktionen von Microsoft Exchange.

Microsoft Exchange ist mehr als einfach nur eine E-Mail-Lösung. Wie schon beschrieben, handelt es sich bei Microsoft Exchange um eine Groupware, die auf die gemeinsame Arbeit im Team ausgerichtet ist. Aus diesem Grund gibt es nicht nur allgemeine Funktionen für den einzelnen Anwender, sondern auch sogenannte Teamfunktionen.

Ressourcenverwaltung.

Die Ressourcenverwaltung umfasst Raum- oder Gerätepostfächer. Raumpostfächer werden z. B. Besprechungsräumen zugeordnet wohingegen ein Gerätepostfach beispielsweise einem Laptop oder auch einem Firmenwagen zugewiesen werden kann. Somit wird die Organisation und Planung von Meetings einfacher, da die Belegung von Räumen ersichtlich wird. Gleiches gilt für die Geräte: Schnell kann geprüft werden, ob das gewünschte Gerät noch verfügbar ist bzw. geplant werden, wann ein Gerät benötigt wird.

Öffentliche Ordner.

Diese Ordner ermöglichen den gemeinsamen Zugriff auf Geschäftsdokumente und für alle Mitarbeiter wichtigen und notwendigen Informationen. So sind alle Mitarbeiter immer über den aktuellen Stand informiert und können die gemeinsame Arbeit durch das Erfassen, Organisieren und Freigeben von Informationen noch einfacher und effektiver gestalten.

Aufgaben & Kalender.

Sie und Ihr Team können Aufgaben einfach dem betreffenden Kollegen zuweisen und können so alle Projektvorgänge im Team organisieren und planen. Diese Funktion verschafft einen Überblick über die aktuelle Projektsituation und zeigt den gemeinsamen Fortschritt auf. 

In Ihrem eigenen Kalender können Sie alle Termine und Besprechungen eintragen und behalten dadurch die Übersicht über Ihre bevorstehenden Termine. Über die Freigabefunktion können Sie Ihren Kollegen oder Ihrem Team den Kalender freigeben und umgekehrt – so können Sie die Aufgaben für sich und Ihr Team besser planen.

Adressbuch & Kontakte.

Microsoft Exchange bietet zwei Möglichkeiten für das Speichern von Kontakten. Sie können Ihre Kontakte im persönlichen Adressbuch hinterlegen und wichtige Geschäftskontakte, auf die alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens Zugriff haben, im globalen Adressbuch hinterlegen.

Unified Messaging.

Über den Posteingang Ihres Microsoft Exchange Kontos können Sie Sprachnachrichten empfangen und abhören, eine Anrufbeantwortung und deren Regeln einrichten und erhalten bei verpassten Anrufen eine SMS. Zusätzlich können Sie ihr Postfach per Outlook Voice Access steuern und damit Nachrichten lesen, abhören und weiterleiten.

Active Sync.

Mithilfe von Active Sync können Sie über die Outlook Web App, Microsoft Outlook oder Ihre Mobilgeräte auf alle Ihre Anwendungen zugreifen. Ganz egal wo Sie sich befinden. Ihre E-Mails, Dokumente, Kalender und Kontakte werden regelmäßig synchronisiert, sodass Sie in Echtzeit von jedem Ort der Welt mit Ihrem Team verbunden sind und gemeinsam (weiter)arbeiten können.

Sicherheit & Compliance.

Mit Microsoft Exchange erhalten Sie eine sichere Cloud Lösung, weil Spam- und Virenfilter gleich mit integriert sind. Um sicherheitstechnisch noch besser aufgestellt zu sein, sollten Sie einen deutschen Provider für Microsoft Exchange wählen, da diese den höchsten Datenschutz nach deutschem Gesetz gewähren können und die Regeln der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) einhalten müssen. Außerdem unterliegen deutsche Provider nicht dem Cloud Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data).

Was ist der Cloud Act?

Das Gesetz trat am 23. März 2018 in Kraft und erteilt damit den US-Behörden die Erlaubnis, dass diese die Daten von US-Unternehmen anzufordern, selbst wenn sich diese Daten außerhalb der USA befinden.

Microsoft Exchange bietet u.a. die Möglichkeit einer gesetzteskonformen Langzeitarchivierung. Wir bieten beispielsweise, über ein buchbares Add-on an, Ihre E-Mails rechtssicher und GoBD konform zu archivieren.

Ein weiterer Sicherheitsaspekt von Exchange ist, dass mithilfe einer Remotezurücksetzung ein Exchange-Konto von einem Mobilgerät entfernt werden kann. Dies wird zum Beispiel benötigt, wenn ein Mitarbeiter sein Smartphone mit darauf installiertem Exchange-Konto verliert oder es ihm gestohlen wird. Diese Funktion kann auch genutzt werden, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und das Konto inklusive der Firmendaten vom persönlichen Gerät entfernt werden soll.

Fazit.

Sie sehen also, Microsoft Exchange ist mehr als einfach nur eine E-Mail-Lösung, denn es bietet eine vielfältige Palette an Tools, um den eigenen Arbeitsalltag besser zu strukturieren und zu organisieren. Außerdem erleichtert es mit seinen Teamfunktionen die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team ungemein.

On top kommt noch hinzu, dass es mit den anderen Cloud Services von Microsoft Skype for Business und SharePoint perfekt harmoniert und sich mit beiden gut integrieren lässt. Die Drei bilden somit ein unschlagbares Team in Sachen Unternehmenskommunikation und -kollaboration.

Unser Microsoft Exchange Angebot finden Sie hier:

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