von Elli Bauer

Kanban Webpart für Microsoft SharePoint.

Quelle: Pixabay CC0 Public Domain/ FirmBee

Was ist Kanban?

Kanban ist ein in Japan entwickeltes System zur flexiblen, dezentralen Produktionsprozesssteuerung welches heute fast überall in der Industrie eingesetzt wird. Zunehmend wird Kanban auch als strategisches Management und unternehmerisches Werkzeug benutzt. Das V2F SharePoint Kanban Webpart befähigt nun erstmals alle Unternehmensbereiche mit dieser effizienten Methode zur Aufgaben- und Prozesssteuerung softwarebasiert (SharePoint) zu arbeiten.

„Kanban” bedeutet wörtlich „Karte” und bezeichnet die Identifizierungskarte, die sich bei jedem Endprodukt, jeder Baugruppe und jedem Einzelteil, das im Betrieb verwendet wird, befindet.

Kanban als eine agile Methode für modernes evolutionäres Change Management. Es verbessert bereits bestehende Prozesse in vielen kleinen Schritten. Dadurch kann das Risiko für jede einzelne Maßnahme reduziert werden und darüber hinaus führt der eher sanfte Veränderungsstil von Kanban in der Regel zu weniger Widerständen bei den Beteiligten.

Kanban Tafel (Board)

Die Kanban Funktionsweise.

Im ersten Schritt hilft Kanban dabei, den bestehenden Workflow, die vorhandene Arbeit sowie Probleme zu visualisieren. Dazu wird das sogenannte Kanban Board eingesetzt, das kann z.B. in der "analogen Welt" aus einem einfachen Whiteboard und Haftnotizen oder Karteikarten bestehen. Jede einzelne Haftnotiz auf dem Board repräsentiert dabei eine Aufgabe.

Bereits diese einfachen Maßnahmen führen zu mehr Transparenz über die jeweilige Verteilung der Arbeit sowie evtl. bestehende Engpässe. In der nächsten Stufe wird der "Work in Progress (WIP), also die Menge der parallelen Aufgaben welche max. durchgeführt werden kann limitiert. Dieser Wert ist meist von der Anzahl der Mitarbeiter abhängig welche beispielsweise in einer Abteilung beschäftigt werden. Durch die Limitierung wird zum einen das Multitasking reduziert, zum anderen bedeutet weniger WIP, dass jede einzelne Aufgabe schneller erledigt werden kann als vorher. Die Limitierung der WIP kann durch verschiedene Mechanismen erfolgen. Eine der häufigsten Arten sind so genannte Spalten-Limits: z.B. dürfen in unserem Beispiel nur 4 Tickets in der Spalte "Entwickeln" hängen (siehe Grafik oben). Die Limits bewirken, dass Probleme aktiv angegangen werden müssen, anstatt um sie herum zu arbeiten.

Kanban basiert auf dem Flow Konzept. Dies bedeutet, dass alle Tickets möglichst gleichmäßig ohne längere Wartezeiten oder Blockaden durch das System fließen sollen. Alles, was den Flow behindert, muss kritisch analysiert werden. Dafür kennt Kanban verschiedenen Techniken, Metriken und Modelle. Sofern diese konsequent angewendet werden, kann Kanban dazu führen, dass sich eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen entwickelt.

Basistechnologie Microsoft SharePoint (ohne Kanban Webpart).

Die Softwarelösung Microsoft SharePoint (Hosted SharePoint) bietet Unternehmen eine webbasierte Plattform, welche als Intrant, Extranet und Redaktionssystem für Webseiten genutzt werden kann. Grundsätzlich besteht jede SharePoint "Site" aus Listen und Dokumentenbibliotheken. Die Ansicht auf diese, erfolgt auf Basis einer Spalten und Zeilendarstellung.

Sobald mehrere Elemente in einer Liste oder Dokumentenbibliothek vorhanden sind wird es dadurch schnell unübersichtlich. Die Ansichten können zwar bis ins kleinste Detail konfiguriert werden, jedoch lassen sich so Arbeitsabläufe und Prozesse nicht effizient darstellen. Dadurch kommt es in der Praxis nicht selten vor, dass Elemente (Aufgaben) von Mitarbeitern nicht bearbeitet werden, da die Darstellung der Listen unzureichend ist und Kenntnisse zur Filterung fehlen (siehe Bild links).

Das Kanban Webpart für SharePoint.

Durch den Einsatz von sogenannten Webparts (kleine Erweiterungsmodule) kann der Microsoft SharePoint (Hosted SharePoint) individuelle angepasst werden. Das V2F (vision2feature) Kanban Webpart dient dem Zweck einzelne oder auch verschiedenen SharePoint Listen mit ihren Elementen, wie beispielsweise Aufgaben nach der oben beschriebenen Kanban Funktionsweise visuell am Kanban Board darzustellen. Per Drag-and-Drop können dadurch die Elemente nun in die einzelnen Buckets des Kanban Board verschoben werden. Anhand einer vordefinierbaren Bucketgrößen kann deren Auslastung nun schnell erkannt werden.

Kanban4B Board im SharePoint am Beispiel eines Rechnungseingang und Prozessablauf der Rechnungsfreigabe.

Leistungsmerkmale Kanban Webpart.

  • Verschiedene Datenquellen
    • Liste in der aktuellen Site
    • Listen siteübergreifend
  • Suche über mehrere Listen
  • Filtermöglichkeiten der ausgewählten Datenquellen
  • Vollkonfigurierbare graphische Darstellung
  • Anzeige der Bucketgrößen und deren Auslastung
  • Drag-and-Drop Statuswechsel
  • Eingabe von Benutzerdefinierten HTML, welches für das Rendering der einzelnen Tasks verwendet wird

 

Projektsteuerung mit dem Kanban Webpart.

In der Regel wird für jedes Projekt ein einzelnes Kanban Board eingesetzt. Sofern jedoch einzelne Personen an verschiedenen Projekten gleichzeitig arbeiten verlieren diese leicht den Überblick. Das Kanban Webpart kann in diesem Fall für die Benutzer einen zusammenfassenden Kanbanview erzeugen welcher unabhängig von der eingesetzten SharePoint Edition ist.

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