von Marco Rutzke

E-Mail-Archivierung gesetzeskonform und revisionssicher.

Quelle: Pixabay CC0 Public Domain/ PIX1861

Geöffnet, gelesen, gelöscht: Tag für Tag landen geschäftliche E-Mails im Papierkorb und werden schlussendlich gelöscht. Während herkömmliche Briefe von der Poststelle mit Eingangsstempel versehen und in die Ablagen verteilt werden, macht mit E-Mails jeder, was er will.

Gesendet und vergessen, empfangen und gelöscht. Eine E-Mal-Archivierung nach System ist da eher der Zufall. Dabei versteht der Gesetzgeber bei "elektronischen Handelsbriefen" genau an dieser Stelle keinen Spaß. Der Narrenfreiheit für elektronische Geschäftspost (E-Mail) ist bereits seit längerem endgültig vorbei.

Seit 01.01.2007 sind alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Geschäftsdokumente (z.B. Rechnungen, Angebote usw. welche in Elektronischer Form vorliegen) zu archivieren. Dies geschieht auf der Grundlage einer ganzen Reihe von Gesetzen und Vorschriften, die sich inhaltlich insbesondere mit den Aufbewahrungspflichten der Geschäftsdokumente und den Möglichkeiten der digitalen Auswertung von Daten (z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung) befassen.

Nach § 257 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 AO sind alle elektronischen Geschäftsdokumente zwingend 6 Jahre unveränderlich archivierungspflichtig! Ebenfalls mit einer Frist von 10 Jahren wird dies z.B. für Arbeitsanweisungen und sonstige nach § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 Handelsgesetzbuch (HGB); § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Abgabenordnung (AO) aufzubewahrenden elektronischen Dokumente festgelegt.

Fazit:

E-Mails müssen definitiv bis zu zehn Jahre lang archiviert werden - revisionssicher, elektronisch und auswertbar.

Eine gute E-Mail-Archivierung verringert nebenbei die Discoverykosten. Rechtsstreitigkeiten und andere geschäftliche oder gesetzliche Bestimmungen führen gelegentlich zu Discoveryanforderungen. Die Suche nach Messagingdaten, die sich z.B. in PST-Dateien auf den Computern der Benutzer befinden, kann sich als kostspieliger manueller Aufwand erweisen. Da sich die Nachverfolgung nicht verwalteter PST-Dateien als schwierig erweisen kann, sind PST-Daten in vielen Fällen möglicherweise unauffindbar. Dies kann für Ihre Organisation unter Umständen rechtliche und finanzielle Risiken, wie zuvor beschrieben, nach sich ziehen.

Erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben und senken Sie Ihre Discoverykosten durch Zubuchung unserer deHOSTED Exchange Postfacharchivierung nach GDPdU und sparen Sie sich die Anschaffung teurer Hard- und Software. Nutzen Sie unsere Cloud Dienste, wir kümmern uns um den Rest.

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