Digitale Anträge, E-Akte & Co.: So gelingt der Einstieg in digitale Verwaltungsprozesse.

Die digitale Transformation macht vor der öffentlichen Verwaltung keinen Halt und das ist auch gut so. Bürger*innen erwarten heute digitale Services, wie sie es aus dem privaten Alltag gewohnt sind. Gleichzeitig stehen Kommunen unter Effizienzdruck und müssen mit knappen Ressourcen immer mehr leisten. Der Schlüssel? Digitale Verwaltungsprozesse wie digitale Anträge, die E-Akte und automatisierte Workflows.

Warum digitale Verwaltungsprozesse?

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Schnellere Bearbeitung von Anliegen
• Weniger Papierverbrauch und optimierte Abläufe
• Höhere Transparenz für Bürger*innen und Mitarbeitende
• Entlastung der Fachabteilungen

Doch der Weg zur „Verwaltung 4.0“ beginnt oft mit kleinen, aber wirkungsvollen Schritten.

Vom Papierformular zum digitalen Antrag.

Der häufigste Startpunkt: das klassische Formular. Viele Verwaltungen verschicken heute noch PDFs, teilweise nicht einmal ausfüllbar. Das frustriert Bürger*innen und hat mit echter Digitalisierung wenig zu tun.

Umsetzungstipp: Nutzen Sie webbasierte Formulare, die direkt im Browser ausgefüllt, unterschrieben und eingereicht werden können. Ideal in Kombination mit einem Serviceportal und digitaler Signatur.

Einführung der E-Akte: Mehr als nur ein DMS.

Die E-Akte ist das Herzstück digitaler Verwaltungsarbeit. Sie ersetzt nicht nur Papierarchive, sondern ermöglicht auch die automatisierte Weiterleitung von Vorgängen, intelligente Suchfunktionen und ein zentrales Wissensmanagement.

Umsetzungstipp: Setzen Sie auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Workflow-Funktionalität. Beginnen Sie mit einem einfachen, häufig genutzten Prozesse- etwa Rechnungsprüfung oder Personalaktenverwaltung.

Transparenz & Beteiligung: Der Weg zur Akzeptanz.

Digitalisierung bedeutet auch Veränderung und dies braucht Akzeptanz. Besonders in der Verwaltung ist die Beteiligung der Mitarbeitenden entscheidend.

Umsetzungstipp: Binden Sie alle Ebenen ein: Führungskräfte, IT, Sachbearbeitende. Nutzen Sie auch die Möglichkeit von Digitallotsen, um Prozesse zu analysieren und passende Tools auszuwählen. Schaffen Sie Raum für Feedback und Schulungen.

Technik ist nur die halbe Miete: Auf den Kulturwandel kommt es an.

Ein digitaler Antrag nützt wenig, wenn er am Ende ausgedruckt und manuell weiterverarbeitet wird. Digitalisierung heißt auch: Prozesse neu denken, Verantwortung teilen, offen kommunizieren.

Umsetzungstipp: Etablieren Sie eine Feedbackkultur und fördern Sie den aktiven Austausch zwischen Abteilungen. Nutzen Sie digitale Tools wie Teams oder SharePoint, um Prozesse teamübergreifend zu leben.

Fazit.

Digitale Anträge, die E-Akte und automatisierte Workflows sind kein Zukunftsthema. Sie gehören zum Pflichtprogramm moderner Verwaltungen. Entscheidend ist nicht die perfekte Lösung von heute auf morgen, sondern der mutige erste Schritt.

Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI erstellt und anschließend redaktionell überarbeitet.