Der digitale Arbeitsplatz (Digital Workplace) ist mittlerweile oftmals schon in smarten und moderen Büroumgebungen angekommen. Unternehmen sind auch dazu gezwungen, innovative Technologien und effiziente IT-Strategien einzusetzen, um die Zusammenarbeit zu fördern, Produktivität zu steigern und sich in einer digitalen Welt zu behaupten. Eine gut durchdachte Digital Workplace Strategie (unterstützt von einer klaren IT-Strategie) ermöglicht es Unternehmen, diese Herausforderungen zu meistern und zukunftssicher zu bleiben.

Was ist eine Digital Workplace Strategie?

Die Digital Workplace Strategie umfasst alle Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um seine Mitarbeitende mit den notwendigen Tools, Technologien und Prozessen auszustatten, die die Mitarbeitenden für eine effektive und zugleich flexible Arbeit in einer digitalen Umgebung benötigen. Ziel der Digital Workplace Strategie ist es, eine effiziente, vernetzte sowie kollaborative Arbeitsumgebung zu schaffen, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird und gleichzeitig die Geschäftsziele unterstützt.

Wichtige Komponenten einer erfolgreichen Digital Workplace Strategie:

• Kollaborationstools: Eine der zentralen Herausforderungen ist die Kommunikation und Zusammenarbeit. Tools wie Microsoft 365, Slack oder Google Workspace ermöglichen es, dass Teams effizient zusammenarbeiten und das unabhängig davon, wo sich die Team-Mitglieder befinden.
• Cloud-Technologien: Die Cloud ist das Rückgrat des digitalen Arbeitsplatzes. Die Cloud ermöglicht den sicheren, zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Daten und Anwendungen. Cloud-Lösungen wie Microsoft Azure oder Amazon Web Services (AWS) bieten skalierbare Ressourcen, die Unternehmen unterstützen, ihre IT-Infrastruktur flexibel und skalierbar zu gestalten.
• Mobile Arbeitsumgebungen: Mit der zunehmenden Mobilität der Mitarbeitenden müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden von unterwegs auf alle notwendigen Ressourcen zugreifen können. Mobile Apps und Virtual Private Networks (VPNs) sind dadurch unabdingbar, um einen sicheren Zugang zu gewähren.
• Datensicherheit und Datenschutz: Der Schutz sensibler Unternehmensdaten hat allerhöchste Priorität. Eine Digital Workplace Strategie muss in diesem Zusammenhang sicherstellen, dass alle Endgeräte, Anwendungen und Kommunikationskanäle durch fortschrittliche Sicherheitslösungen geschützt sind. Hier kommen Endpoint Security, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsupdates ins Spiel.

Warum eine Digital Workplace und IT-Strategie unverzichtbar sind.

• Förderung der Produktivität: Ein gut gestalteter Digital Workplace ermöglicht den Mitarbeitenden, nicht nur schneller, sondern auch effizienter zu arbeiten. Durch den Einsatz von Technologien wie Cloud, Kollaborationstools und Automatisierung können Arbeitsprozesse optimiert und somit auch die Produktivität gesteigert werden.
• Flexibilität und Mobilität: Eine flexible Arbeitswelt ist nicht mehr wegzudenken. Eine starke Digital Workplace Strategie stellt sicher, dass Mitarbeitende jederzeit und von überall arbeiten können, ohne auf wichtige Unternehmensressourcen zugreifen zu müssen.
• Kostenersparnis: Durch die Nutzung von Cloud-Technologien und die Automatisierung von Routineaufgaben können Unternehmen ihre Betriebskosten deutlich senken. Zudem bietet eine effiziente IT-Infrastruktur die Möglichkeit, unnötige Hardware und Software zu reduzieren.
• Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die eine durchdachte Digital Workplace und IT-Strategie implementieren, können schneller auf Veränderungen reagieren und bleiben gegenüber ihren Mitbewerbern wettbewerbsfähig.

Die Rolle der IT-Strategie im digitalen Arbeitsplatz.

Die IT-Strategie ist der strategische Plan, der bestimmt, wie ein Unternehmen Technologie einsetzen kann, um die unternehmerischen Ziele zu erreichen. Sie bildet die Basis für die Umsetzung einer Digital Workplace Strategie und sorgt dafür, dass alle technischen Infrastrukturen, Plattformen und Softwarelösungen optimal miteinander interagieren.

Einige wichtige Aspekte einer IT-Strategie, die den Digital Workplace unterstützen:

• Integration von Systemen: Eine effektive IT-Strategie sollte sicherstellen, dass alle Tools und Systeme, die im Digital Workplace verwendet werden, nahtlos miteinander integriert sind und miteinander verwoben werden können. Dies verbessert die Benutzererfahrung und fördert die Produktivität der Mitarbeitenden. Eine zentrale IT-Plattform, die alle relevanten Anwendungen und Datenquellen miteinander verbindet, ist von entscheidender Bedeutung.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Die IT-Infrastruktur muss so gestaltet sein, dass sie mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten kann. Cloud-Technologien und modulare Systeme bieten hier eine ausgezeichnete Grundlage, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können.
• Automatisierung und Künstliche Intelligenz (KI): Automatisierung von Routineaufgaben und der Einsatz von KI-Technologien können die Effizienz im digitalen Arbeitsplatz erheblich steigern. IT-Strategien sollten daher die Integration solcher Technologien vorsehen, um Prozesse zu optimieren und den Mitarbeitenden mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben zu verschaffen.
• Fortlaufende Schulung und Support: Eine IT-Strategie muss nicht nur Technologien implementieren, sondern auch die kontinuierliche Schulung der Mitarbeitenden sicherstellen. Sie sollten mit den neuen Tools und Prozessen vertraut gemacht werden, um deren Vorteile voll auszuschöpfen. Ein zuverlässiger IT-Support ist ebenfalls unverzichtbar, um technische Probleme schnell zu beheben.

Wie erstellt man eine Digital Workplace Strategie?

Eine erfolgreiche Digital Workplace Strategie erfordert eine detaillierte Planung und klare Zielsetzung.

Wir haben die wesentlichen Schritte zusammengefasst, die Sie unternehmen sollten, um eine Digital Workplace Strategie zu erstellen:

1. Bestandsaufnahme der aktuellen Situation.
   • Ziel: Verstehen, wie Ihre aktuelle IT- und Arbeitsumgebung aussieht.
   • Maßnahmen:
     1. Führen Sie eine interne Analyse durch, um den Stand der aktuellen Infrastruktur, Tools und Technologien zu ermitteln.
     2. Befragen Sie Mitarbeitende und Führungskräfte, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
     3. Bewerten Sie die aktuellen Sicherheitsmaßnahmen und den Datenschutzstatus.
2. Definieren Sie Ihre Ziele und Prioritäten.
   1. Ziel: Festlegen, was Ihre Digital Workplace Strategie erreichen soll.
   2. Maßnahmen:
      1. Bestimmen Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden (Beispiel: flexible Arbeitszeiten, mobile Nutzung, Collaboration-Tools).
      2. Setzen Sie konkrete Ziele, wie eine höhere Produktivität, verbesserte Kommunikation oder eine bessere Work-Life-Balance.
      3. Überlegen Sie, wie Sie den Arbeitsplatz für die Zukunft vorbereiten können (z. B. durch Remote Work, hybride Arbeitsmodelle).
3. Technologische Anforderungen festlegen.
   1. Ziel: Die richtigen Technologien auswählen, die Ihre Strategie unterstützen.
   2. Maßnahmen:
      1. Entscheiden Sie, welche Tools und Plattformen Ihre Mitarbeiter benötigen (z. B. Microsoft 365, Slack, Zoom).
      2. Überlegen Sie, welche Cloud-Lösungen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
      3. Stellen Sie sicher, dass alle Technologien nahtlos miteinander integriert werden können.
4. Sicherheitskonzepte entwickeln.
   1. Ziel: Eine sichere Arbeitsumgebung schaffen.
   2. Maßnahmen:
      1. Implementieren Sie Sicherheitslösungen wie VPNs, Mehr-Faktor-Authentifizierung und Endgeräteschutz.
      2. Erstellen Sie Sicherheitsrichtlinien, die den Umgang mit sensiblen Daten und die Nutzung von Geräten regeln.
      3. Schulen Sie Mitarbeitende regelmäßig in Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen.
5. Schulung und Change Management.
   1. Ziel: Ihre Mitarbeitenden auf den digitalen Wandel vorbereiten.
   2. Maßnahmen:
      1. Bieten Sie regelmäßige Schulungen an, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die neuen Tools und Technologien effizient nutzen können.
      2. Implementieren Sie Change Management-Maßnahmen, um Widerstände gegen den Wandel zu überwinden und die Akzeptanz neuer Arbeitsweisen zu fördern.
      3. Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Weiterbildung.
6. Pilotprojekte und Feedback einholen.
   1. Ziel: Die Strategie in kleinen Schritten testen.
   2. Maßnahmen:
      1. Starten Sie mit einem Pilotprojekt, in dem Sie ein bestimmtes Team oder eine Abteilung mit den neuen Tools und Prozessen ausstatten.
      2. Holen Sie Feedback von den Testnutzer:innen ein und verbessern Sie die Strategie, bevor sie auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird.
      3. Führen Sie regelmäßig Bewertungen durch, um die Strategie zu optimieren und an neue Anforderungen anzupassen.
7. Implementierung und kontinuierliche Verbesserung.
   1. Ziel: Die Strategie dauerhaft in den Arbeitsalltag integrieren.
   2. Maßnahmen:
      1. Setzen Sie die Strategie in allen Abteilungen um und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitende Zugang zu den notwendigen Tools haben.
      2. Etablieren Sie regelmäßige Überprüfungen und Feedbackrunden, um kontinuierliche Verbesserungen durchzuführen.
      3. Passen Sie die Strategie an neue technologische Entwicklungen und veränderte Arbeitsanforderungen an.

Wie erstellt man eine IT-Strategie, die den Digital Workplace unterstützt?

Eine IT-Strategie bildet die Basis für die Digital Workplace Strategie. Sie sorgt dafür, dass alle technischen Infrastrukturen und Lösungen effizient aufeinander abgestimmt sind. Die Erstellung einer IT-Strategie folgt einer ähnlichen Struktur wie die der Digital Workplace Strategie, umfasst jedoch zudem auch technische und infrastrukturelle Aspekte.

1. IT-Infrastruktur bewerten.
   1. Ziel: Eine stabile Grundlage für den Digital Workplace schaffen.
   2. Maßnahmen:
      1. Bewerten Sie Ihre aktuellen IT-Systeme und Netzwerkinfrastrukturen.
      2. Stellen Sie sicher, dass Sie die nötige Kapazität und Skalierbarkeit haben, um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden.
2. Technologieauswahl und -integration.
   1. Ziel: Effektive Technologieentscheidungen treffen.
   2. Maßnahmen:
      1. Wählen Sie Technologien aus, die Ihre Digital Workplace Strategie unterstützen, und integrieren Sie diese nahtlos.
      2. Cloud-Lösungen, Automatisierung, Security-Tools und Collaboration-Plattformen sind wichtige Bausteine.
3. Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien.
   1. Ziel: IT-Sicherheit gewährleisten.
   2. Maßnahmen:
      1. Entwickeln Sie eine umfassende IT-Sicherheitsstrategie, die auf den neuesten Standards basiert (z. B. ISO 27001).
      2. Achten Sie besonders auf den Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der DSGVO.
4. Support und Wartung.
   1. Ziel: Kontinuierlicher Support und Wartung sicherstellen.
   2. Maßnahmen:
      1. Implementieren Sie eine effektive IT-Support-Struktur, die den Mitarbeitenden bei Problemen schnell zur Seite steht.
      2. Planen Sie regelmäßige Wartungs- und Update-Zyklen, um die Systeme auf dem neuesten Stand zu halten.
5. Skalierbarkeit und Flexibilität.
   1. Ziel: Die IT-Infrastruktur skalierbar und flexibel gestalten.
   2. Maßnahmen:
      1. Setzen Sie auf Cloud-Technologien und modulare IT-Systeme, die mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten können.

Fazit.

Die Digital Workplace Strategie und die IT-Strategie sind untrennbar miteinander verbunden und bilden die Basis für eine erfolgreiche digitale Transformation. Unternehmen, die diese beiden Strategien effektiv miteinander kombinieren, schaffen eine Arbeitsumgebung, die sowohl die Produktivität ihrer Mitarbeitenden steigert als auch ihre Innovationskraft fördert. Durch den gezielten Einsatz von Technologien und einer klaren IT-Roadmap können Unternehmen ihre Geschäftsziele schneller erreichen und sich bestmöglich auf die Zukunft vorbereiten.

Indem Unternehmen eine starke Digital Workplace und IT-Strategie entwickeln, sind sie besser gerüstet, um die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern und ihr Wachstum langfristig zu sichern.