von Marco Rutzke

Digital Workplace: Das Fax lebt weiter und tranformiert sich zu "Fax to Mail".

Quelle: pixabay.com/ StartupStockPhotos

Wie aus E-Mail und Fax "Fax to Mail" wurde - das moderne Fax.

Der moderne Arbeitsplatz - wie sieht er aus? Mit welchen Medien wird heute noch gearbeitet, die es vielleicht morgen schon nicht mehr gibt?

Unsere Welt unterliegt einem ständigen naturgemäßen Wandel. Dieser vollzieht sich auch in der Technik. Heute spricht man dabei von Digitalisierung oder dem Arbeitsplatz der Moderne bzw. auch der Zukunft. Obwohl ich an dieser Stelle einmal anmerken möchte, dass ich den Term Zukunft nicht besonders treffend finde. Vielmehr ist es so, dass Technik welche am Markt verfügbar ist, den aktuellen Stand der Entwicklung abbildet und alles andere Ältere dann schon fast als Geschichte bezeichnet werden kann.

In einer Statistik der Bitkom (Bitkom Digital Office Index 2018) zum Thema „Geschäftliche Nutzung von Kommunikationsmitteln in Unternehmen“ las ich kürzlich, dass E-Mail und Festnetztelefonie die am häufigsten genutzten Kommunikationskanäle in Unternehmen sind. Was mich dabei besonders faszinierte war, dass dieses gute alte Fax auch noch nach dem Brief den vierten Platz belegt.

Dies bedeutet, dass Fax ist nicht tot, es lebt. Totgesagte leben eben länger.

Das Fax hat sich einfach nur transformiert. Heute findet man in den meisten Büros kaum noch ein analoges Papierfax. Vor allem bedenkt man die ISDN Abschaltung so versteht man auch warum sich keiner mehr eines dieser Faxgeräte ins Büro stellt. Hinzukommt, dass man neben einem Drucker nicht noch so einen Klotz auf dem Tisch oder in einer Ecke stehen haben möchte, wo es doch heute um die Modernisierung des gesamten Arbeitsumfeldes geht.

Modernes Fax (Fax to Mail) in Zeiten der ISDN Abschaltung
Funktionsweise von Fax to Mail

Aber wie funktioniert ein Fax nun heute?

Fax to Mail ist hier das Schlüsselwort. Ein Fax welches ganz klassisch per Telefon (auch über SIP) übertragen wird. Das Fax wird von einem Fax-Gateway am Empfängeranschluss einfach in ein Dokument vom Typ PDF oder TIFF umgewandelt und danach an das vorher im Gateway definierte Zielpostfach übertragen.

Rückwärts funktioniert dies genauso. Der Absender sendet eine Mail mit Anlage an das Fax-Gateway. Dieses wandelt die E-Mail in das Fax-Format um und sendet es wieder ganz klassisch über die Telefonleitung zum Empfänger.

Der ganze Prozess hat sich also heute sehr vereinfacht und ist in den meisten Fällen in die Mail-Systeme integriert. Dies spart Zeit und schont die Umwelt, weil man kaum noch ein Fax ausdrucken muss.

Aber wie lässt sich heute faxen, wenn man seinen Mail-Server in einer Cloud stehen hat oder einfach nur ein paar Postfächer angemietet hat, bei einem Cloud Service Provider des Vertrauens.

Das lässt sich ganz einfach mit Exchange und integrierten Fax lösen. Die Verbindung von Fax und Exchange stellt eine moderne Lösung für das Versenden und Empfangen von Faxen dar. So können Sie zum Beispiel einfach ein Dokument mit Ihrem Smartphone abfotografieren, geben dann die Faxnummer ein und versenden das Dokument dann als E-Mail.

Was sind die Vorteile von Fax to Mail?

  • Faxnachrichten können ganz unkompliziert an mehrere Personen versendet werden.
  • Empfangene und versendete Faxe sind in einem Postfach einsehbar.
  • Sie können auf allen Endgeräten auf Ihre Faxnachrichten zugreifen – egal ob Sie mobil unterwegs sind oder im Office.
  • Das SSL-Verschlüsselungsverfahren sorgt für eine sichere Übertragung bis zum Empfänger.
  • Da kein Papier zum Ausdrucken der Faxe mehr benötigt wird, stellt die Kombination von Exchange und Fax eine umweltfreundliche und ressourcenschonende Lösung dar.
  • In Deutschland können Faxnachrichten unbegrenzt empfangen und versendet werden.

 

Fax to Mail kommt vor allem den Unternehmen zugute, die noch immer auf ISDN setzen. Da viele Provider ISDN nach und nach abschalten, lohnt sich jetzt ein Wechsel in die Cloud und damit zu All-IP. Denn Microsoft Exchange ist auch als Cloud Service erhältlich. Mit dem Cloud Service deHOSTED Microsoft Exchange könne sie Ihr Fax einfach digitalisieren und trotzdem wie bisher faxen - aber dann auf eine moderne und unkomplizierte Weise. Wenn Sie sich jetzt noch fragen, was Sie in Zeiten der Digitalisierung mit Ihrer ISDN-Telefonanlage machen sollen, auch dafür gibt es einen geeigneten Cloud Service: deHOSTED Skype for Business. Da Skype for Business wie Exchange aus dem Hause Microsoft stammt, sind die beiden Dienste optimal aufeinander abgestimmt und können in Kombination genutzt werden. Mit diesen beiden Diensten können Sie Ihr Fax und Ihre Telefonie einfach in die Cloud bringen und sich entspannt von Ihrem ISDN-Anschluss verabschieden.

Wenn Sie noch nicht recht wissen wohin der Weg gehen soll, können wir Sie gern zum Einsatz Fax to Mail und von Skype for Business und der Ablösung ihrer ISDN-Telefonanlage beraten. Vereinbaren Sie jetzt mit uns online Ihren persönlichen Beratungstermin.

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