Die Einführung einer neuen IT-Software ist eine strategische Entscheidung, die den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen kann. Doch worauf sollte man bei der Auswahl achten? Welche Kriterien sind entscheidend? In diesem Artikel zeigen wir, wie Unternehmen die richtige IT-Software finden und welche Faktoren bei der Entscheidung eine Rolle spielen.

Funktionale vs. nicht-funktionale Anforderungen.

Bevor Unternehmen eine Software auswählen, sollten diese genau definieren, welche Anforderungen sie haben. Dabei wird zwischen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen unterschieden.

Funktionale Anforderungen.

Funktionale Anforderungen beschreiben, was die Software leisten muss. Dazu gehören:

• Spezifische Geschäftsprozesse (z. B. Buchhaltung, CRM, ERP).
• Integration mit bestehenden Systemen.
• Automatisierungsfunktionen.
• Benutzerrollen und -rechte.

Nicht-funktionale Anforderungen.

Nicht-funktionale Anforderungen legen fest, wie die Software arbeitet und welche Qualitätskriterien sie erfüllen muss:

• Performance: Wie schnell verarbeitet die Softwaredaten?
• Sicherheit: Wie gut sind Daten geschützt (z. B. DSGVO-konforme Verarbeitung)?
• Skalierbarkeit: Kann die Software mit wachsenden Anforderungen umgehen?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Oberfläche intuitiv und leicht zu bedienen?

Cloud oder On-Premise?

Eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Software-Auswahl ist die Wahl zwischen Cloud-Lösungen und On-Premise-Software. Beide Ansätze haben spezifische Vorteile und Herausforderungen.

Vorteile von Cloud-Software.

• Geringere Anfangsinvestition: Keine teure Hardware erforderlich.
• Flexibilität: Zugriff von überall, ideal für Remote-Teams.
• Automatische Updates: Der Anbieter kümmert sich um Wartung und Sicherheit.
• Skalierbarkeit: Ressourcen lassen sich bei Bedarf einfach erweitern.

Nachteile von Cloud-Software.

• Datenschutzbedenken: Daten werden oft auf externen Servern gespeichert.
• Abhängigkeit vom Anbieter: Verfügbarkeit und Preise können sich ändern.
• Internetabhängigkeit: Ohne stabile Verbindung keine Nutzung möglich.

Vorteile von On-Premise-Software.

• Volle Kontrolle: Unternehmen behalten die Datenhoheit.
• Anpassbarkeit: Software kann individuell konfiguriert werden.
• Unabhängigkeit: Keine Abhängigkeit von externen Anbietern.

Nachteile von On-Premise-Software.

• Höhere Kosten: Anschaffung, Wartung und IT-Personal notwendig.
• Weniger Flexibilität: Updates müssen manuell durchgeführt werden.
• Begrenzte Skalierbarkeit: Hardware-Upgrades sind oft kostspielig.

Erfolgreiche Auswahlkriterien und Entscheidungshilfen.

Um die richtige Software zu finden, sollten Unternehmen eine strukturierte Vorgehensweise anwenden.

Wir haben die wichtigsten Auswahlkriterien zusammengefasst:

• Bedarfsanalyse durchführen.
  • Welche Geschäftsprozesse sollen optimiert werden?
  • Welche Funktionen sind zwingend notwendig?
  • Welche zukünftigen Anforderungen könnten entstehen?
• Budget und Kostenstruktur prüfen.
  • Anschaffungskosten vs. laufende Betriebskosten
  • Lizenzmodell: Einmalige Zahlung, Abonnement oder nutzungsbasiert?
  • Versteckte Kosten: Support, Wartung, Schulungen
• Anbieter vergleichen.
  • Gibt es Erfahrungsberichte oder Bewertungen?
  • Wie ist der Kundensupport organisiert?
  • Wie flexibel ist der Anbieter bei Updates und Anpassungen?
• Benutzerfreundlichkeit testen.
  • Ist die Bedienung intuitiv?
  • Wie hoch ist der Schulungsaufwand für Mitarbeiter?
  • Gibt es Testversionen oder eine Demo?
• Datenschutz und Sicherheit bewerten.
  • Entspricht die Software den gesetzlichen Anforderungen (z. B. DSGVO)?
  • Wie wird mit sensiblen Unternehmensdaten umgegangen?
  • Welche Verschlüsselungsmechanismen sind vorhanden?

Fazit.

Die Wahl der passenden IT-Software hängt von vielen Faktoren ab. Unternehmen sollten sich klar über ihre Anforderungen, ihr Budget und ihre langfristigen Ziele sein. Ob Cloud oder On-Premise – die richtige Entscheidung sorgt für Effizienzsteigerung, bessere Zusammenarbeit und langfristigen Geschäftserfolg.

Tipp: Eine Testphase nutzen!

Bevor die finale Entscheidung fällt, sollten Unternehmen eine Testversion oder eine Pilotphase durchführen. So können sie sicherstellen, dass die Software die Erwartungen erfüllt und die Nutzer gut damit arbeiten können.

Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI erstellt und anschließend redaktionell überarbeitet.