von Celina Distler

Die neue Kommunikationswelt – Eine bessere Art zu arbeiten.

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Die Kommunikationswelt befindet sich in einem ständigen Wandel. Gerade in Zeiten, in denen viele Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice arbeiten, müssen sich die Tools und Produkte, die bisher zur Kommunikation genutzt wurden, weiterentwickeln und orts- und geräteunabhängig funktionieren. Entsprechend verändert sich der Markt der Kommunikationslösungen fortwährend. Zugleich erscheinen neue Updates für bereits bestehende Lösungen und klassische Office-Produkte, die bisher ausschließlich offline funktioniert haben, sind nun online verfügbar und können mit anderen Diensten verknüpft werden, um eine besser ortsübergreifende Arbeit im Team zu ermöglichen. Doch welche Lösungen erleichtern den Arbeitsalltag wirklich? Welches Tool nutze ich an welcher Stelle für welche Tätigkeit? Wie sind diese in der heutigen, vernetzten Zeit entsprechend den Datenschutz und Informationssicherheit nutzbar? Wir klären Sie auf!

Der aktuelle Stand.

Die neue Kommunikationswelt
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Bevor wir mit einem Einblick in die Möglichkeiten der neuen Kommunikations- und Arbeitswelt beginnen, möchten wir einen kurzen Einblick in den aktuellen Status Quo in Unternehmen geben. Alle 2 Jahre ermittelt die Bitkom den Status Quo im Bereich Digitalisierung in deutschen Unternehmen und Organisationen mit mindestens 20 Mitarbeitern und vergleicht die Entwicklungen mit vorangegangenen Studien.

Lassen Sie uns nun den Bitkom Digital Office Index 2020 etwas näher betrachten: Derzeit befinden sich Deutschlands Unternehmen in Sachen Digitalisierung nur im Mittelfeld. Hier zeigt sich auch, dass mit zunehmender Größe der Unternehmen vermehrt digitale Tools und Kommunikationsmittel verwendet werden. Vor allem Banken und Finanzdienstleistungen haben in Sachen Digitalisierung die Nase derzeit vorne.

Nichtsdestotrotz wird deutlich, dass 87% der Unternehmen gegenüber der Digitalisierung Ihrer Prozesse sehr aufgeschlossen sind. Knapp dreiviertel der befragten Unternehmen besitzen zudem bereits eine Digitalisierungsstrategie und investieren in die digitale Fort- und Weiterbil-dung ihrer Mitarbeiter. Doch vor allem durch die zunehmende Unsicherheit bei rechtlichen Bestimmungen sowie der hohe Investitionsbedarf hemmt die Digitalisierung. Dennoch investieren Unternehmen weiterhin in Hard- und Software. Dies hat zur Folge, dass Unternehmen vermehrt digitale Kommunikationskanäle genutzt haben. So haben Teams, Skype und Skype for Business sowie Zoom im Jahr 2020 einen Aufschwung erlebt. Durch die vermehrte Arbeit im Homeoffice verliert das klassische Papier immer mehr an Bedeutung. Das Ende der Digitalisierung ist jedoch noch lange nicht erreicht und muss auch ein dauerhafter Prozess bleiben. Wie bereits erwähnt, fühlt sich ein großer Teil der Unternehmen aufgrund rechtlicher und regulatorischer Bestimmungen bei Digitalisierungsmaßnahmen gehindert. Ein weiteres großes Thema stellt für viele Unternehmen in diesem Zusammenhang die Angst vor Datendiebstahl dar. Nebenbei: deHOSTED bietet Ihnen die datenschutzkonforme Verarbeitung und erweiterte Sicherheit. Regelmäßige Backups, eine Datenverarbeitung in Deutschland, eine Übertragungsverschlüsselung sowie eine geschützte Datenverarbeitung sind nur ein kleiner Ausschnitt aus unserem Versprechen. Mit den Bestimmungen zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV /AVV) verpflichten wir uns zusätzlich zur Einhaltung dieser gegebenen Versprechen.

Bei der internen und externen Kommunikation im Unternehmen sind das Festnetz sowie der E-Mail-Verkehr unangefochten die beliebtesten Kommunikationsmittel. Einen beachtlichen Anstieg erfuhr die Nutzung von Handys und Smartphones in der gesamten Kommunikation. Auch Videokonferenzen und Onlinemeetings sowie Kunden- und Mitarbeiterportale erfuhren ebenso einen nicht unerheblichen Aufschwung. Rückläufig sind jedoch Briefpost und Fax. Dennoch nutzen rund die Hälfte der Unternehmen weiterhin das Fax. Jedoch gibt es hier bereits moderne Möglichkeiten das klassische Fax zu digitalisieren und zu einer Fax-to-Mail-to-Fax-Lösung zu transferieren. So können Faxe auch ortsunabhängig fast wie gewohnt genutzt werden und gestatten die Verwendung auch im Homeoffice. Neu in die Studie aufgenommen wurden beispielsweise Kollaborationstools und Textchats. Diese Tools nutzen bereits jeweils rund ein Drittel der Mitarbeiter der befragten Unternehmen häufig oder sogar sehr häufig.

Auch Cloudlösungen spielen für Unternehmen als Digital-Office-Lösung eine immer größer werdende Rolle. Hier setzen Unternehmen auf On-Premises, Private oder Public Clouds sowie eine Kombination aus beidem. Jedoch hemmt auch hier oftmals der hohe Investitionsbedarf die Digitalisierung sowie die zunehmende Unsicherheit bei rechtlichen Bestimmungen die Einführung.

Der Eintritt in die neue Kommunikationswelt.

Die neue Kommunikationswelt
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Viele Unternehmen haben bereits eine gute Basis für die erfolgreiche Digitalisierung im und um das Unternehmen gelegt. Denn: Sowohl Kunden als auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möchten gerne zahlreiche neue Kommunikationswege und vereinfachte digitale Prozesse nutzen um produktiver arbeiten zu können. Gerade in Zeiten von Homeoffice bekommen neue Kommunikationswege, die zeit-, orts- und geräteunabhängig nutzbar sind, eine immer größer werdende Bedeutung. Dadurch wird es notwendig sowohl die internen und externen Kommunikationsprozesse und Kommunikationsmittel kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls zu erneuern. Gleichzeitig müssen Unternehmen darauf achten, rechtliche Bestimmungen und Vorgaben zu berücksichtigen, die Prozesse dennoch so einfach wie möglich zu halten um die Kosten nicht aus den Augen zu verlieren.

Im ersten Moment ist dies ein schier unmögliches Unterfangen. Doch wir möchten Ihnen aufzeigen, wie dies dennoch möglich ist und Sie mit einfachen grundlegenden Schritten Ihre Prozesse und Ihre Arbeit erleichtern können.

Wo fängt man an? Wo hört man auf?

Zunächst sollte man sich im Unternehmen die Frage stellen, welche bestehenden Prozesse und Kommunikationsmittel existieren und angepasst werden können oder vielleicht sogar müsse, welche bereits existierenden Tools optimiert oder sogar ausgetauscht werden können ehe man sich an komplett neue Kommunikationswege herantraut.

Das Fax in Zeiten von Homeoffice.

Faxen im Homeoffice
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Hier starten wir direkt mit dem so oft todgesagten Fax. Es ist das neben dem Telefon älteste Medium in der Kommunikationswelt. Überdauert allerdings bereits Generationen und wird stets rechtlich anerkannt. Ich muss zugeben: Bis ich den Studienbericht „Digital Office Index 2020“ der bitkom gelesen habe, war es mir nicht bewusst, dass noch rund die Hälfte der Unternehmen das Fax mindestens häufig zur internen und externen Kommunikation nutzen und für mich passte das Fax eigentlich nicht mehr in die neue Kommunikationswelt. Doch auch wenn die Zahlen hier rückläufig sind, müssen in Zeiten von leergefegten Büros und dem Arbeiten im Homeoffice neue ortsunabhängige Fax-Lösungen gesucht werden. Das klassische Fax, das die Nachricht in einem Hinterzimmer ausdruckt hat ausgedient und eine neue Lösung muss her. Hier ist Fax to Mail das Zauberwort. Mit Fax to Mail ist es möglich in ein E-Mail-Postfach Faxnachrichten zu erhalten und ach darüber zu versenden. So können beispielsweise Dokumente mit dem Smartphone abfotografiert und direkt als Fax versendet werden. Gerade in Zeiten, in denen Personen vermehrt im Homeoffice arbeiten, ist Fax-to-Mail-to-Fax die ideale Möglichkeit zeit- und vor allem orts- und geräteunabhängig weiterhin die rechtssichere Kommunikation über das Fax aufrechtzuerhalten und Nachrichten aus dem Homeoffice mit dem Gerät Ihrer Wahl via Mail to Fax zu versenden. Mit der Fax-to-Mail-to-Fax-Lösung fügt sich dieses Kommunikationstool in die moderne Welt ein und ermöglicht zusätzlich auch das Faxen über das E-Mail-Postfach im Homeoffice.

Telefonie neu entdecken.

Telefonie neu entdecken
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Auch die Telefonie über eine Festnetzrufnummer (Durchwahl innerhalb einer Telefonanlage) ist für die tägliche Arbeit im Büro ein Muss. Doch hier geraten wir in Zeiten von Homeoffice und verwaisten Büros an unsere Grenzen. Eingehende Anrufe sind in diesem Zusammenhang im ersten Augenblick ein geringeres Problem wie ausgehende Anrufe. So können Sie Ihr Büro-Telefon auf eine Rufnummer Ihrer Wahl weiterleiten lassen. Hier ist es jedoch notwendig, dass im Unternehmen ausreichend Telefonkanäle bereitgestellt werden. Doch wollen Sie wirklich jederzeit – im Feierabend oder im Urlaub - zuhause für die Arbeit erreichbar sein? Wollen Sie, dass Ihre angerufene Kontaktperson Ihre private Festnetz- oder Mobilnummer erhält – wenn Sie abgehend telefonieren? Sicherlich nicht. Die Lösung: Direct Routing für Microsoft Teams. deHOSTED Direct Routing Anrufpläne ermöglichen, dass Ihre Rufnummer beispielsweise mit Microsoft Teams per Cloudbereitstellung verbunden wird. So ist es möglich, dass mobile Mitarbeiter eine höhere Erreichbarkeit erzielen und unter der gleichen Rufnummer im Büro, im Homeoffice oder auch im Außendienst mobil erreichbar sind. Gleichzeitig ist die Erreichbarkeit unabhängig davon, welches Endgerät der Mitarbeiter verwendet. Ganz egal ob Smartphone, Tablet oder PC – mit deHOSTED Direct Routing Anrufplänen für Microsoft Teams bleibt Ihnen das lästige weiterleiten Ihre Rufnummer erspart, Unternehmen können Ihre Kosten reduzieren und Kolleginnen und Kollegen können weiterhin wie gewohnt telefonieren. Ihre klassische Telefonanlage gehört dann der Vergangenheit an. Wie Sie Ihre klassische Telefonanlage ablösen können oder wie Sie beispielsweise mit Microsoft Teams telefonieren können, erfahren Sie in unserem Blog.

Virtuell zusammenkommen mit Conferencing Tools.

Virtuell zusammenkommen mit Conferencing Tools.
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In Zeiten, in denen Zusammenkünfte ausschließlich virtuell stattfinden können, gilt es sich auch darüber Gedanken zu machen, wie man Besprechungen, Konferenzen und Vorträge bestmöglich digital abhalten kann ohne dabei auf gewohnte Präsentiertechniken verzichten zu müssen. Hier tummeln sich zahlreiche Anbieter auf dem Markt, die Versprechen die Besten zu sein und gleichzeitig auch gewohnte Arbeitsprozesse optimieren und Kollaborationen ermöglichen. Doch neben dem Datenschutz steht für jedes Unternehmen etwas anderes im Fokus. So lässt sich generell nicht sagen, welcher Anbieter bzw. welches Tool für ein Unternehmen am besten ist. Wenn man sich derzeit für ein Tool für Besprechungen entscheiden muss, dass man auch langfristig nutzen möchte, gilt es sich zu überlegen, welche Funktionen neben Videobesprechungen noch genutzt werden sollen um Kolleginnen und Kollegen sowie Partnern einen reibungslosen Arbeits- und Datenaustausch sowie Kommunikationsprozess zu ermöglichen. Viele Anbieter bieten neben einem Konferenz-Tool und Funktionen an um besser im Team zusammenzuarbeiten oder auch zu chatten. Dies kann zum Beispiel bedeuten, dass für Teams und Projekte eigene Gruppen erstellt werden können und von dort aus Dateien und aktuelle Statusmeldungen abgegeben werden können. Gleichzeitig wird es ermöglicht über den kurzen Weg sich via Chat über den aktuellen Stand der Dinge im Projekt auszutauschen. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern und Ihnen einige Features bei den unterschiedlichen Anbietern aufzuzeigen, haben wir für Sie einen Vergleich zwischen Skype for Business und Zoom sowie Skype for Business und Microsoft Teams zusammengestellt. Mit der richtigen Auswahl des Conferencing Tools können Sie somit nicht nur Ihre Videobesprechungen, Konferenzen und Vorträge auf ein neues Level heben, sondern auch die interne als auch externe Zusammenarbeit und Kommunikation und Zusammenarbeit auf ein neues Level heben.

Mit Kollaborationstools zu mehr Produktivität.

Kollaborationstool
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Es ist eine weit verbreitet Annahme, dass das Arbeiten im Homeoffice die Entscheidungsfindung erschwert. Diese Annahme trifft zu, wenn kein softwarebasiertes-Kollaborationstool im Unternehmen zum Einsatz kommt. Mit Hilfe eines guten Kollaborationstools können Unternehmen mit digitalen Techniken die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen sowie die Einzel- und Team-Produktivität erhöhen und somit zu einer zeitnahen Entscheidungsfindung kommen. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter mit diesem Tool ausgestattet werden und wissen, welche Möglichkeiten dieses Tool bietet. Je nach Kollaborationstool vereinen sich Chats, Online-Besprechungen und der Austausch von Informationen und Dokumenten in einem Tool. Mit der richtigen Strukturierung des Kollaborationstools erhalten ausschließlich die betroffenen Kolleginnen und Kollegen die notwendigen Informationen und Dokumente in ihrem Team oder Projektgruppe. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass durch entsprechende Gruppen und Kanäle ein guter Überblick bestehen bleibt. So lassen sich beispielsweise in Microsoft Teams neben einzelnen Teams weitere Kanäle und Apps als thematische Untergliederung der Geschäftsszenarien integrieren. Zudem können über weitere Kollaborationstools (in Microsoft Teams die Apps) einzelnen Kollegen oder Mitgliedern anderer Teams beispielsweise Aufgaben zugewiesen werden. Manche Lösungen erlauben auch das Erstellen von Team-Wikis um dort das jeweilige Wissen zu sammeln. Zusätztlich lassen sich weitere hilfreiche Tools (Apps) wie To-Do oder Microsoft Planner aus den Office 365 Anwendungen in das entsprechende Kollaborationstool integrieren und somit die ortsunabhängige Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen auf ein neues Level heben. Kollaborationstools wie beispielsweise Microsoft Teams können entweder als Web-App, Programm - oder als Mobile App genutzt werden. Weitere Informationen zu Kollaborationstools finden Sie hier.

Mit Chats gekonnt durch den beruflichen Alltag.

Chatten im Beruf
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Für kurze Absprachen ist es förderlich schnelle Kommunikationswege zu nutzen. Hier bieten sich vor allem persönliche Chats an. E-Mails sind kein Echtzeitkommunikationsmittel und kurze Telefonate unterbrechen die Arbeitsprozesse, erhöhen die Fehlerquote und benötigen zusätzliche Zeit in begonnenen Arbeitsprozesse zurückzukehren. Entsprechend bietet es sich an, kleine Abstimmungen mit den Kollegen per Chat durchzuführen. Chats können zwischen den Arbeitsprozessen einfach beantwortet werden und unterbrechen so nicht unvorhergesehen einzelne Arbeitsprozesse. Diese Funktion des persönlichen Chats ist bei den zahlreichen Konferenztools wie Microsoft Teams oder deHOSTED Skype for Business bereits integriert. Dabei gilt es jedoch einige Regeln zu beachten um auch im Chat in keine Fettnäpfchen zu treten oder die Vorteile durch Fehlverhalten bei der Nutzung zu elemenieren. So sollten Sie darauf achten, ob Ihr Chatteilnehmer verfügbar ist und derzeit angechattet werden möchte. Für die Chatnachricht selbst gilt: Bleiben Sie höflich, formulieren Sie Ihre Nachricht klar und vor allem kurz und knapp. Warten Sie bis zu 5 min auf eine Antwort ehe Sie erneut nachfragen. Bei Gruppenchats sollten Sie sich auf die wichtigsten Personen aus Ihrem Team für den Chat beschränken. Mehr zu den Dos and Don`ts finden Sie hier.

Komplexe und personenbezogene Themen sich über E-Mail klären.

Microsoft Outlook
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Allerdings lassen sich nicht alle Themen über den Chat klären und es muss je nach Themenkomplex und rechtlichen Anforderungen das Medium E-Mail genutzt werden. Doch in Zeiten an denen viele von zuhause arbeiten und der Datenschutz sowie die SPAM- und Virenabwehr eine immer größer werdende Rolle spielen, werden die E-Mail-Systeme und E-Mail-Provider ständig vor neuen Herausforderungen gestellt. Dabei zählt es auch bei der Flut an E-Mails, die täglich in die E-Mail-Postfächer trudeln, keine Gefahren einzugehen und sich vor Spionage und Strafzahlungen zu schützen. Zusätzlich gelten seit dem 01.01.2017 die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). Das bedeutet für Unternehmen, dass auch die E-Mail-Kommunikation nach geltendem Recht archiviert werden muss. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Unterlagen und die Kommunikation physisch oder elektronisch archiviert werden. Einige Anbieter bietet hier eine „All-inclusive-Lösung“ an: Abwehr von SPAM, Ransomware, Malware und Spyware, E-Mail Sicherheit mit beispielsweise DANE oder auch den Schutz vor Spionage und Strafzahlungen sowie eine passende E-Mail-Archivierung nach GOBD. Weitere Informationen den angesprochenen Themen und den passenden Anbieter finden Sie hier.

Im Team an Projekten und Dokumenten arbeiten - über die Grenzen hinweg.

Microsoft Sharepoint
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Nicht immer ist eine direkte Kommunikation oder eine Videokonferenz notwendig um sich auszutauschen, Wissen oder Updates zu Projekten zu erhalten oder gemeinsam an Projekten und Dokumenten zu arbeiten. Lösungen wie deHOSTED Microsoft SharePoint bieten hierfür beste Voraussetzungen. Einzelne Nutzer, Teams und Organisationen können von praktisch überall und einem beliebigen Gerät Inhalte finden, teilen und gemeinsam bearbeiten. Der stetige Wandel des Geschäftsumfeldes fordert agile Unternehmen und damit Investitionen in Lösungen, die zuverlässig sind und dennoch Flexibilität bieten. Mit deHOSTED SharePoint erhalten Sie einen Web- und Explorer basierten Online-Speicher (auch OneDrive for Business), in dem Sie Inhalte teilen und nahtlos zusammenarbeiten können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Mitarbeiter entsprechend zu informieren und in Aufgaben einzubinden. So können Sie spezielle Aufgaben aus der Aufgabenliste zuweisen, koordinieren und erledigen. Zusätzlich dient die Plattform als Wiki mit der Möglichkeit der Metadatensuche. Dies erspart langen, verzweigte Wege zu Ihrem gewünschten Dokument und Sie können deHOSTED SharePoint für das Teilen von Team- und Ihres Firmenwissens nutzen. Mithilfe von deHOSTED SharePoint können Sie Ihre Geschäftsprozesse so umwandeln, dass Sie sich große Teile der klassischen Kommunikation minimieren können und somit Ihre Produktivität steigern. Sie können Ihre Geschäftsprozesse mithilfe von deHOSTED SharePoint optimal erneuern und produktiver gestalten - von einfachen Benachrichtigungen und auch Genehmigungen mithilfe vorab definierter Workflows bis hin zu komplexen Betriebsabläufen. Ihre deHOSTED SharePoint Lösung lässt sich zudem in Ihr Outlook-Programm integrieren. So lässt sich deHOSTED SharePoint in Verbindung mit zahlreichen Office 365 Lösungen kombinieren und Sie können SharePoint zum Beispiel als Intranet, Portal oder als Lösung für Dokumenten-, Vertrags- oder Workflow-Management nutzen. Auch das Wissens-, Projekt- und Innovationsmanagement lässt sich optimal mit deHOSTED SharePoint abbilden und organisieren.

Datensicherheit.

Datensicherheit
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Laut der Studie der Bitkom Digital Office Index 2020 haben rund die Hälfte der Unternehmen angegeben, dass ihre Digitalisierungsvorhaben aufgrund rechtlicher und regulatorischer Bestimmungen gehindert werden. In diesem Zusammenhang spielt die Datensicherheit eine wichtige Rolle. Die Implementierung von modernen Technologien und Kommunikationsmitteln und der damit einhergehenden Vernetzung erfordert ein Höchstmaß an Sicherheit im Datenverkehr. Mit deHOSTED garantieren wir Ihnen dieses hohe Maß an Sicherheit. Mit dem Service bieten wir unseren Kunden ein Höchstmaß an Transparenz, eine sichere Lösung nach dem Europäischen Datenschutzrecht (DSGVO) und das auf Basis moderner Cloud Services. Und das Beste: Unsere NetTask Cloud Services werden ausschließlich in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren ausgeführt. So können Sie sich sicher sein, dass Ihre Kommunikation und Ihre Prozesse höchsten Datenschutzbestimmungen unterliegen.

Fazit.

Die neue Kommunikationswelt bietet zahlreiche Möglichkeiten die Kommunikation und die Arbeitswelt zu erleichtern. Die vorgestellten Möglichkeiten bilden in diesem Zusammenhang die notwendigen Grundlagen um auch in der Zukunft immer mehr digital miteinander zu kommunizieren. So ist es in Zukunft auch beispielsweise möglich digital an der Tür zu klingeln und ausschließlich der passende Ansprechpartner erhält eine Benachrichtigung über ein Kollaborationstool, dass beispielsweise sein Termin geklingelt hat. Wir sind derzeit nicht mehr allzu weit entfernt mobile Besprechungsräume wie den HXA Cube, dem Buchen von Räumen über eine Room Booking App oder dem Steuern der Büros alla Smart Office als Normal anzusehen. Um dies nach und nach in Ihr Unternehmen integrieren zu können ist es jedoch notwendig, schon jetzt mit den vorgestellten Tools die Grundlagen zu schaffen.

Ihr Kontakt zu uns.

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