Der Betrieb moderner Gebäude ist komplexer denn je: verschiedene Systeme, heterogene Nutzergruppen, steigende Anforderungen an Effizienz und Nachhaltigkeit. All das trifft auf gewachsene Strukturen, die oft nicht miteinander harmonieren.

Das Resultat? Abläufe sind chaotisch, Räume werden ineffizient genutzt und Medienbrüche verhindern Transparenz. Viele Betreiber fühlen sich, als würden sie ein digitales Ökosystem mit analogen Werkzeugen managen.

Chaotische Abläufe: Wenn Prozesse nicht ineinandergreifen

Chaotische Abläufe sind der wohl sichtbarste Pain Point im Gebäudemanagement. Sie entstehen immer dann, wenn Informationen, Prozesse und Verantwortlichkeiten nicht miteinander verknüpft sind.

Typische Alltagsbeispiele:

Fall 1: „Wer kümmert sich darum?“

Eine Störung wird bemerkt (z.B. eine defekte Klimaanlage). Statt eines definierten Prozesses passiert Folgendes:

• Ein Nutzer meldet es per Mail.
• Ein anderer per Telefon.
• Ein Dritter sagt es „kurz im Vorbeigehen“.

Das Facility-Team erfährt davon zu spät oder doppelt. Verantwortlichkeiten sind unklar, Reaktionszeiten verlängern sich und Nutzer:innen sind frustriert.

Fall 2: Reinigung ohne Relevanz

Reinigungsteams arbeiten nach festen Zeiten und dies unabhängig davon, ob ein Raum tatsächlich genutzt wurde. Ein Seminarraum stand leer, trotzdem wurde gereinigt. Ein stark frequentierter Projektraum dagegen bleibt unberührt.

Fall 3: Dienstleister ohne Kontext

Techniker:innen oder externe Teams betreten das Gebäude ohne Zugang zu Echtzeitinformationen. Sie wissen nicht, was bereits geprüft wurde, wo die Ursache liegt oder welche Räume priorisiert sind. Wie moderne Systeme das lösen:

• Automatisierte, intelligente Workflows: Störungen werden automatisch erkannt (Sensorik) oder über eine zentrale App gemeldet und direkt dem richtigen Team zugewiesen.
• Echtzeit-Transparenz für alle Beteiligten: Dashboards liefern Klarheit über Aufgaben, Statusmeldungen und Auslastungen.
• Proaktive statt reaktiver Prozesse: Predictive Maintenance ermöglicht es, Probleme zu erkennen, bevor sie entstehen.

Aus Chaos wird somit Planbarkeit.

Ineffiziente Räume: Wenn Flächen teuer sind und trotzdem leerstehen

Ineffiziente Räume: Wenn Flächen teuer sind und trotzdem leerstehen Räume gehören zu den größten Kostenfaktoren eines Unternehmens. Gleichzeitig sind sie selten so genutzt, wie sie genutzt werden könnten.

Typische Alltagsbeispiele:

Fall 1: Der „ausgebuchte“ Raum, der leer steht

Kalender zeigen volle Auslastung, aber tatsächlich sitzt niemand im Raum. Blocker, No-Shows, falsch gebuchte Räume sorgen für Verzerrung.

Fall 2: Arbeitsplätze sind entweder überfüllt oder ungenutzt

Teams beschweren sich über Platzmangel, während andere Bereiche leer sind. Es fehlt an Daten darüber:

• Wie Arbeitsplätze wirklich genutzt werden
• Welche Bereiche attraktiv sind
• Welche Flächen optimiert werden können

Fall 3: Klima- und Lichtsteuerung ohne Bezug zur Realität

Räume werden beheizt, gekühlt oder beleuchtet, obwohl niemand drin ist. Energie wird verschwendet und Nutzer:innen erleben unkomfortable Bedingungen.

Wie moderne Systeme das lösen:

• Nutzungsdaten in Echtzeit: Sensoren zeigen Belegung, Auslastung und Bewegungsmuster (live und über Zeiträume hinweg).
• Intelligentes Space Management: Buchungs- und Nutzungssysteme gleichen sich automatisch ab, No-Shows werden erkannt und Räume freigegeben.
• Automatische Raumsteuerung: Klima, Licht und Energie reagieren auf tatsächliche Anwesenheit statt auf fixe Zeitpläne.
• Flächenoptimierung durch Daten: Gebäude werden effizienter geplant, Über- und Unterauslastungen sichtbar gemacht.

Ineffizienz wird zu einem steuerbaren Faktor statt einem Blindspot.

Medienbrüche: Wenn Tools nebeneinander statt miteinander arbeiten

Medienbrüche entstehen, wenn Systeme isoliert agieren und Menschen dadurch ständig zwischen Plattformen wechseln müssen.

Typische Alltagsbeispiele:

Fall 1: „Welche App brauche ich?"

Nutzer:innen benötigen mehrere Apps für:

• Zutritt
• Buchung
• Support
• Navigation
• Temperatursteuerung

Und am Ende wird keine davon wirklich genutzt.

Fall 2: Betreiber arbeiten in Insellösungen

Ein Dashboard für Energie, eines für Buchungen, ein anderes für Security. Berichte müssen händisch zusammengeführt werden.

Fall 3: Dienstleister nutzen andere Tools

Servicepartner nutzen eigene Plattformen. Dadurch gehen Informationen verloren und Übergaben sind lückenhaft. Wie moderne Systeme das lösen:

• Ein Betriebssystem für das gesamte Gebäude: Alle Systeme werden auf einer Plattform integriert (unabhängig vom Hersteller).
• Einheitliches Datenmodell: Informationen fließen in Echtzeit zusammen, statt manuell konsolidiert zu werden.
• Eine App für alle Nutzerprozesse: Buchung → Zutritt → Steuerung → Support (alles in einer Journey).
• Synchronisierte Serviceketten: Dienstleister arbeiten auf Basis derselben Daten wie Betreiber und Nutzer. Medienbrüche werden durch nahtlose, konsistente Prozesse ersetzt.

Fazit.

Chaotische Abläufe, ineffiziente Räume und Medienbrüche sind keine unvermeidbaren Nebenwirkungen komplexer Gebäude. Sie sind das Ergebnis fehlender Integration.

Die Lösung: Ein Betriebssystem, das alle Systeme, Daten und Workflows miteinander verbindet. 

Dadurch entstehen:

• Effiziente Prozesse
• Intelligente, adaptive Räume
• Hohe Nutzerzufriedenheit
• Transparente Daten für Entscheidungen
• Nachhaltige Einsparungen bei Energie und Flächen 

Gebäude werden dadurch nicht nur digitaler. Sie werden wirklich intelligent.

 

 

 

_{Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von AI erstellt und anschließend redaktionell überarbeitet.}