Immer mehr Unternehmen setzen auf Arbeitsplatzsharing, um Büroflächen effizienter zu nutzen, hybride Arbeitsmodelle zu unterstützen und flexibel auf Team- und Projektstrukturen zu reagieren. Doch so attraktiv das Konzept klingt, die Einführung scheitert oft nicht an der Idee, sondern an der Umsetzung.

In zahlreichen Projekten mit Organisationen verschiedenster Größen sehen wir immer wieder die gleichen Fehler. Die gute Nachricht: Alle lassen sich vermeiden.

Dieser Artikel zeigt Ihnen die fünf größten Stolperfallen bei der Einführung von Shared-Desk-Konzepten und wie Sie sie mit den richtigen Strategien sowie modernen Workplace- und Buchungssystemen souverän umgehen.

Fehlendes Change-Management

Stolperfalle

Viele Unternehmen kommunizieren das neue Arbeitsplatzkonzept zu spät oder zu oberflächlich. Mitarbeiter fühlen sich überrumpelt, ihre Bedenken bleiben ungehört. Das Ergebnis: Widerstand, Frust und schlechte Nutzung.

Lösung

• Frühzeitige, transparente Kommunikation aller Ziele, Vorteile und Veränderungen
• Mitarbeiter aktiv einbinden durch Workshops, Pilotflächen, Feedbackschleifen
• Führungskräfte müssen vorleben, was Shared Desk bedeutet (Rollenmodelle definieren)
• Unterstützung anbieten (Guidelines, FAQ, Schulungen, klare Regeln)

Ein professionelles Change-Management ist keine Option, sondern die Grundlage für Akzeptanz.

Fehlende Transparenz über Büroflächen & Kapazitäten

Stolperfalle

Ohne Daten weiß niemand, wie viele Arbeitsplätze wirklich benötigt werden. Zu wenige führen zu Stress und es entstehen zu viele unnötige Kosten.

Lösung

• Nutzungsdaten erheben: Belegungsmessung, Sensorik oder Buchungsdaten
• Bedarfe je Team ermitteln: Arbeitsrhythmen, Remote-Anteil, Präsenzzeiten
• Flächen dynamisch planen: Fokus-, Kollaborations- und Projektbereiche

Ein modernes Workplace-Management-System schafft Transparenz und bildet die Basis für fundierte Entscheidungen.

Fehlende oder ungeeignete Buchungssysteme

Stolperfalle

„Wir regeln das schon im Kalender.“- Ein häufiger Fehler. Ohne zentrales Tool entstehen Doppelbuchungen, Intransparenz und Chaos.

Lösung

• Ein intuitives Buchungssystem einführen, z. B. für Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze
• Echtzeit-Informationen zu freien Plätzen bereitstellen
• Zonen, Teams & Regeln definieren (z. B. Ruhebereiche, Teamzonen)
• Self-Service ermöglichen: Nutzer buchen mobil oder per Desktop selbstständig

Ein modernes System wie NetTask Workplace sorgt dafür, dass alle wissen, wer wann wo arbeitet und verhindert Frust im Arbeitsalltag.

Unklare oder fehlende Regeln (Shared-Desk-Etikette)

Stolperfalle

Arbeitsplatzsharing funktioniert nur mit klaren Spielregeln. Ohne sie entstehen Unzufriedenheit, Konflikte oder ungerechte Nutzungsverhältnisse.

Lösung

• Transparente Shared-Desk-Guidelines definieren
• Festlegen von Standards wie:
• Clean-Desk-Prinzip
• Umgang mit privaten Gegenständen
• Buchungs- und Stornierungsregeln
• Nutzung von Fokus- und Meetingzonen
• Kultur der gegenseitigen Rücksichtnahme fördern
• Verstöße konsequent und fair adressieren

Regeln schaffen Klarheit und reduzieren Konflikte deutlich.

Büro- und Teamkultur wird unterschätzt

Stolperfalle

Shared Desk ist mehr als eine Flächenstrategie. Wenn Teams kulturell nicht abgeholt werden, entsteht das Gefühl von „Platzverlust statt Flexibilität“.

Lösung

• Teamrituale und neue Routinen entwickeln, z. B. gemeinsame Stand-ups, Teamzonen
• Hybrid-Work-Kultur stärken: Remote & Office sinnvoll verzahnen
• Identität erhalten: Corporate Design, Zonenbranding, Meetingpunkte
• Führungskräfte stärken: Rolle als Kulturträger klar definieren

Eine starke Kultur macht Shared Desk nicht nur möglich, sondern zum echten Vorteil.

Fazit.

Arbeitsplatzsharing ist kein reines Infrastrukturprojekt. Es ist ein kultureller Wandel. Wer ein gutes Change-Management betreibt, klare Regeln definiert, die richtigen Tools nutzt und die Mitarbeiter konsequent einbindet, schafft eine moderne, flexible und effizient genutzte Arbeitsumgebung.

Professionelle Workplace-Management-Lösungen bieten Unternehmen die nötige Transparenz, intuitive Buchungssysteme und wertvolle Daten, um Shared Desk erfolgreich umzusetzen und dies nachhaltig, skalierbar und mit echtem Mehrwert für Teams und Organisationen.

_{Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von AI erstellt und anschließend redaktionell überarbeitet.}