Wissensmanagement mit SharePoint

von Andreas Könighofer

NetTask Blog - Wissensmanagement mit SharePoint

Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? Sie glauben genau zu wissen, dass Sie oder ein Kollege etwas schon einmal gemacht und auch dokumentiert haben, Sie können sich nur beim besten Willen nicht erinnern, wer bzw. ob und wo und in welcher Form es abgelegt ist. Oft gibt man mit der Suche nach der Nadel im Heuhaufen dann irgendwann auf und beginnt, das Problem aufs Neue zu lösen. Das kostet wertvolle Zeit, Nerven und bringt Stress und im schlimmsten Fall Projektverzug mit sich, wenn es häufig vorkommt.

Wie finde ich die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen?

Stellen Sie sich jetzt vor, das geht nicht nur Ihnen sondern auch Ihren Mitarbeitern und Kollegen so. Wie viele Stunden, Tage, Wochen, ja Monate werden da in Ihrem Unternehmen wohl jährlich mit dem „Neuerfinden des Rades“ zugebracht?

Wissenschaftlicher Exkurs

Wie kann ich das ändern? Was hat das mit Wissensmanagement bzw. Microsoft SharePoint zu tun? Welchen Nutzen bringt Ihnen vision2feature? Bevor ich diese Fragen beantworte, zunächst ein kurzer Ausflug in die Begriffsdefinition von Wissen:

  • Zeichen
    Kleinstes bei einer Programmausführung zugreifbares Datenelement (siehe auch Hansen, 1992), das aus Zahlen, Buchstaben und Zeichen jeder Art bestehen kann. (z.B.: 5)
  • Daten
    Daten sind das Gegebene zur Verarbeitung ohne Verwendungshinweise (siehe auch DIN 44300, DIN 1972). (z.B.: 50)
  • Information
    In den Kontext eines Problemzusammenhangs gestellte Daten sind Informationen (siehe auch Picot, 1988). (z.B.: Diese Tasse am Flohmarkt kostet 50 Cent.)
  • Wissen
    Zweckorientierte Vernetzung von Information und besteht aus vielen Informationen (siehe auch Steinmüller, 1993). (z.B.: Verschiedene Merkmale der Tasse lassen mich auf ihren Ursprung in der Ming Dynastie schließen.)
    • Implizites Wissen (siehe auch Polanyi, 1958)
      „Know-how“: Subjektive Einsichten und Intuition. Um implizites Wissen innerhalb einer Organisation speichern, verarbeiten und übertragen zu können, muss es dokumentiert und als explizites Wissen verfügbar gemacht werden (siehe auch Nonaka/Takeuchi, 1995).
    • Explizites Wissen (siehe auch Polanyi, 1958)
      Der Wissende weiß von seinem Wissen und kann es mit Worten kommunizieren. Nur explizites Wissen ist für Organisationen nutzbar, in denen eine klassische Weitergabe von Wissen durch gemeinsame Handlungspraxis zwischen Lehrer und Schüler aufgrund der Größe, Verteiltheit oder Schnelligkeit
      der Organisation nicht möglich ist (siehe auch Nonaka, 1994).
  • Wissensmanagement
    Meint die Gesamtheit organisationaler Strategien zur Schaffung einer intelligenten Organisation (siehe auch Willke, 2001).

 

Ich möchte den wissenschaftlichen Hintergrund nicht überstrapazieren und gleich zur praktischen Anwendung von Wissensmanagement in unserer Beispielproblemstellung kommen. Dazu bediene ich mich eines konkreten Instruments des Wissensmanagements, des Mikroartikels (siehe auch Willke, 2001).

Ein gemeinsames Nadelverständnis - der Mikroartikel

Ein Mikroartikel hat den Sinn, den essentiellen Kern einer (normalerweise) individuellen Lernerfahrung, Idee, Überlegung, Kenntnis, etc. im Rahmen einer halben Stunde bis Stunde Aufwand auf maximal einer Seite in Worte zu fassen. Zur Erleichterung der Verfassung und Lesbarkeit von Mikroartikeln trägt eine durch den professionellen Dienstleister Ihres Vertrauens (z.B. NetTask) an das Unternehmen bzw. die Arbeitnehmer angepasste, gut konzipierte und standardisierte Vorlage essentiell bei.

Die wahre Bestimmung des geschriebenen Mikroartikels ist, dass er im Bedarfsfall gefunden wird und einen Wissenstransfer ermöglicht bzw. erleichtert. Ein solcher relevanter Mikroartikel repräsentiert in unserer Problemstellung die Nadel im Heuhaufen, die gefunden werden will. Und genau hier kommen die Expertise von vision2feature  als Wissensmanagement Lösungsanbieter und Hosted SharePoint als Tool der Wahl ins Spiel.

Wie finde ich nun die Nadel?

In einem eigenen Terminologiespeicher können in Microsoft SharePoint Metadaten bequem zentral angelegt und verwaltet werden. Diese Metadaten ermöglichen bei der Erstellung und Ablage von Dokumenten eine einheitliche (hierarchische) Kategorisierung bzw. Verschlagwortung derselben. Dokumente werden in SharePoint in sogenannten Dokumentenbibliotheken abgelegt. Dabei lassen sich je Dokumentenbibliothek verschiedene Inhaltstypen mit unterschiedlichen Metadaten und je Inhaltstyp eigene Dokumentenvorlagen hinterlegen.

Durch die zentrale Ablage und Verwaltung aller Dokumente in Microsoft SharePoint ist der Einstiegspunkt meiner Suche klar definiert. Jetzt habe ich als Suchender die Qual der Wahl:

  • Datensuche
    • Titel
      Möchte ich nach dem Titel oder Teilbereichendaraus suchen?
    • Inhalt
      Möchte ich nur oder auch den Inhalt durchsuchen?
  • Metadatensuche
    • Verfasser
      Weiß ich, in wessen Zuständigkeitsbereich meine Problemstellung fällt und möchte nur nach Dokumenten mit dem entsprechenden Verfasser suchen?
    • Erstellungsdatum
      Handelt es sich um ein kürzlich schon mal aufgetretenes Problem und kann ich den Erstellungszeitraum des Dokuments eingrenzen?
    • Kategorien
      Lässt sich die Problemstellung einer Kategorie zuordnen und kann ich dadurch die Ergebnisliste verkürzen?
    • Metadaten-Tagcloud
      Möchte ich kontextspezifisch suchen und die Möglichkeit einer raschen Eingrenzung der Resultate nutzen? Über mehrere abhängige Tagclouds lassen sich hier semantische Suchen innerhalb der Hierarchien der Metadaten-Terminologien implementieren.
  • Kombination
    Die oben genannten Alternativen lassen sich natürlich auch kombinieren.

 

Da ist die Nadel!

In Bezug auf mein sprichwörtliches Beispiel mit der Nadel im Heuhaufen wird durch das Konzept und die Dokumentenvorlage des Mikroartikel ein einheitliches Nadeldesign und -verständnis geschaffen und die Verschlagwortung mit Metadaten eröffnet hocheffiziente Möglichkeiten, diese Nadel zu finden. Ich weiß nun, eine Nadel ist aus feuerfestem, ferromagnetischem Eisen, zünde den Heuhaufen an und hole die Nadel mit einem Magneten aus der Asche. Verbeugung. Vorhang.

Wir freuen uns über Feedback und Anfragen an vision2feature.

NetTask: Cloud Services für modernes Arbeiten

Die NetTask GmbH bietet Unternehmen und Systemintegratoren umfassende Cloud- sowie ITK-Services aus einer Hand: von der Telefonie, Datenübertragung, Housing, Hosting bis zu IT-Outsourcing und IT-Consulting.

Basierend auf einer eigenen, in deutschen Rechenzentren betriebenen, Infrastruktur-as-a-Service Plattform, bietet NetTask fortlaufend innovative Cloud Services: Hosted Microsoft Exchange, Hosted Microsoft Skype for Business (Lync) und Hosted Microsoft SharePoint für die moderne Unternehmenskommunikation und –zusammenarbeit in den Unternehmen an.

NetTask gehört dabei zu den führenden Anbietern von Cloud-Lösungen, welche die Zusammenarbeit in Unternehmen maßgeblich bereichern. Mit ihnen lässt sich das gemeinsame Arbeiten interaktiver, motivierender und produktiver gestalten. NetTask bietet integrierte Lösungen, bestehend aus Hardware, Software und Serviceleistungen, die bedienerfreundlich, für herausragende Leistungen gestaltet sind.

Hosted Exchange ist eine mandantenfähige gehosteten Groupware Cloud-Plattform, mit der Sie problemlos Ihre gesamte Kommunikation wie E-Mail, Terminplanung oder Verwaltung von Aufgaben und Kontaktadressen ortsunabhängig und geräteneutral im Unternehmen oder mit Geschäftspartnern abwickeln können. Ein integrierter Unified Messaging Service ermöglicht per Telefon eine direkte Sprach-Interaktionen mit dem jeweiligen Postfach sowie VoiceMessaging inkl. Mailboxansageregeln. Ein zubuchbarer Fax-Service ergänzt den Unified Messaging Service.

Hosted Skype for Business (Lync) vereint interne und externe Sprachkommunikation (öffentliches Telefonnetz), Instant Messaging (Chat), Audio-, Video- und Webkonferenzen sowie die Freigabe und Präsentation von Programmen oder dem gesamten Desktop - in einem innovativen Produkt. Die Kommunikationslösung ermöglicht optimierte Zusammenarbeit, bequeme Nutzung und einfachen Zugriff. Ein völlig neues Kommunikationserlebnis!

Hosted SharePoint ist eine moderne webbasierte Plattform für Zusammenarbeit, Projekt- und Dokumentenmanagement im Unternehmen. Ein umfangreicher App-Katalog bietet unter anderem wichtige Tools für agiles Projektmanagement und Vorgangsbearbeitung.

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