Intelligenter Wissensumgang im Unternehmen

von

NetTask Hosted SharePoint - Wissensmanagement im Unternehmen

Unsere heutige "Wissensgesellschaft" zeigt, dass das Wissen eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter einer der wichtigsten Faktoren im Wettbewerb ist. Moderne Großunternehmen (Konzerne) haben diesen Fakt bereits lange erkannt und setzen heute bereits auf intelligente Technologien, um die Ressource Wissen zu verwalten. Nun ist es an der Zeit den Mittelstand für dieses Thema zu sensibilisieren und ihm diese Technologien ebenso zugänglich zu machen.

Wissen und Erfahrungen in Unternehmen

Die Wissens- und Erfahrungsweitergabe im Unternehmen ist ein ganzheitlicher komplexer Prozess. Die Interessen der Menschen, die Anforderungen der Organisation und die Möglichkeit der Technik müssen dabei möglichst gut verbunden werden. NetTask forscht und entwickelt gemeinsam mit Ihrem Partner vision2feature an Lösungen sowie Produkten, um grundlegende Fragen zum Thema Wissensmanagement von technologischer Seite zu klären.

Globale Bedeutung von Informationen als Produktions- und Wettbewerbsfaktoren

Über die besondere Stellung von „Informationen“ und deren globale Bedeutung als Produktions- und Wettbewerbsfaktoren besteht heute kein Zweifel mehr. Auch der Begriff des „Informationsmanagements“ hat mittlerweile eine tiefe Verankerung in der gesamten Betriebswirtschaftslehre gefunden. Der Kombinationsprozess der Produktionsfaktoren, bei dem es sich um planende, orientierende und koordinierende Tätigkeiten handelt, erfordert mehr als den Einsatz von Informationen, denn die für ein betriebswirtschaftliches Geschehen vorliegenden Informationen müssen zweckorientiert vernetzt werden, wodurch Wissen entsteht. Entsprechend der Rolle von Information wird Wissen eine vergleichbare Rolle zugesprochen.

Was ist Wissen?

NetTask Hosted SharePoint - Wissensmanagement im Unternehmen

Eine der Fragen welche sich die Menschheit bereits seit Jahrtausenden stellt und bereits in der abendländischer Geistesgeschichte zu den widersprüchlichsten Antworten geführt hat ist: Was ist Wissen? Es ist keineswegs so, dass ausgerechnet die Wissensmanagement-Gelehrten der Gegenwart eine überzeugende Antwort auf diese fundamentale Fragestellung entdeckt haben.

Einig ist man sich heute lediglich darüber, Wissen ist mehr als nur pure Information: Man kann von Informationen gerade in der heutigen Zeit von E-Mail, Newsletter, Chat, SMS, Facebook, Xing und Co. überflutet werden und dennoch nichts verstehen. Unsere Informationsgesellschaft ist nicht zwangsläufig auch eine Wissensgesellschaft.

Wissen entsteht, indem man Informationen wirklich sinnvoll verknüpft. Diese Verknüpfung von Informationen erfolgt unter Einbeziehung bereits vorhandenen Wissens und der persönlichen Erfahrung der oder des Einzelnen.

Die Bausteine des Wissens muss man sich als Moleküle wie aus der Chemie und Physik bekannt vorstellen, die aus Informations-Atomen zusammengesetzt sind. Die Informations-Atome wiederum bestehen aus eigenen kleinen Elementarteilchen, den sogenannten Daten.

Daten (Elementarteilchen) -> Informationen (Atome) -> Wissen (Moleküle)

Wissens-Moleküle können mit vielen weiteren Informations-Atomen sowie mit anderen Wissens-Molekülen zu beliebigen neuen, komplexeren Wissensbausteinen ausgebaut werden.

Was ist Wissensmanagement und wie lässt sich Wissen managen?

Wissen wurde schon seit jeher von Generation zu Generation mündlich oder schriftlich weitergegeben.

Unser besonderes Problem in der heutigen Gesellschaft besteht darin, dass die Menge der Informationen in ihrer Gesamtheit mit rasantem Tempo zunimmt, während die Halbwertszeit des Wissens und der darin enthaltenen Informationen ständig rapide abnimmt.

Es reicht nicht mehr aus, ständig neues Wissen zu generieren. Vielmehr muss das bereits vorhandene Wissen schnellstens für die relevanten Stellen nutzbar gemacht werden, damit es überhaupt noch rechtzeitig zum Einsatz kommt.

Das Wissensmanagement stellt aus diesen Überlegungen heraus eigene Verfahren zur Verfügung, mit denen

  • unstrukturiertes in strukturiertes
  • implizites in explizites
  • individuelles in kollektives

Wissen überführt werden kann.

Das Wissensmanagement lässt sich untergliedern in:

  • Wissensgenerierung
    Um Wissen nutzbar zu machen, muss es erst einmal geschaffen werden. Hierzu dienen verschiedenste Verfahren, auf die an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden soll. Für Interessierte: Wikipedia - Ideenmanagement.
  • Wissensspeicherung
    Das vorhandene Wissen wird identifiziert, gesammelt und ganzheitlich erfasst. Dabei muss es strukturiert, verdichtet und verfeinert werden. Wichtig ist, dass es bei Bedarf wiedergefunden und nachvollzogen werden kann. Bereits gespeichertes Wissen muss aktualisiert und nicht mehr benötigtes Wissen entfernt werden.
  • Wissensverteilung
    Das Wissen wird zur Nutzung bereitgestellt. Beim Suchprinzip (Pull-Verfahren) muss Wissen im jeweiligen Kontext selbst gesucht und gefunden werden können. Beim Bringprinzip (Push-Verfahren) wird es gezielt zu den potentiellen Bedürftigen transportiert.

 

Modernes Wissensmanagement setzt auf eine Unternehmenskultur, in der die Mitarbeiter aktiv bereit sind:

  • ihr Wissen mit anderen zu teilen,
  • aber auch das verfügbare Wissen aktiv zu nutzen und dadurch zu lernen.

Verfahren und Tools

NetTask Blog - Wissensmanagement im Unternehmen mit Hosted SharePoint

Es gibt heute eine ganze Reihe von in der Praxis angewandten Methoden, welche im Rahmen des Wissensmanagements genutzt werden. Einige von den nun nachfolgend aufgeführten, sind bereits schon länger allgemein bekannt.

  • Best Practice Sharing
  • Ideenmanagement
  • Story Telling
  • Balanced Scorecard
  • Kommunikationstraining
  • Wissenslandkarten
  • etc.
 
Die moderne Informationstechnologie (IT) stellt heute verschiedenste Software bereit. Die  Eignung für den praktischen Einsatz im Unternehmen, hängt nicht allein davon ab, ob das System den organisatorischen Anforderungen genügt. Neben der grundsätzlichen Eignung des Systems zur Aufgabenbearbeitung stellt insbesondere seine Benutzungsfreundlichkeit (engl.: Usability) eine relevante Einflussgröße dar. Geprüft werden muss ob ein Wissensmanagement - nicht zuletzt im Rahmen eines Intranets z.B. mit Hosted SharePoint sinnvoll aufgebaut werden soll. Die Nutzung von Webbasierten unternehmenseigenen Wiki´s, Linksammlungen, Foren, Newsgroups und einem Workflowmanagement etc. befähigen uns heute mehr als jemals zuvor in unserer Geschichte, Wissen effektiv zu speichern und abzurufen.
 
Moderne Webbasierte Intranetlösungen wie Hosted SharePoint besitzen gegenüber lokal zu installierender Software unzählige technologische Vorteile und bieten jederzeit die Möglichkeit eigene Anpassungen bzw. vorgefertigte Bausteine und Lösungen von Drittherstellern einzubinden. Die enorme Intigrativität des Systems in die gesamte Microsoft Produktwelt Welt bietet zudem die Möglichkeit ganze Unternehmensprozesse mit zu Automatisieren.

Wissen als Produktions- und Wettbewerbsfaktor

Wissen als Produktionsfaktor

Alle klassischen betriebswirtschaftlichen Produktionsfaktoren wie Arbeit, Material und Betriebsmittel werden um den vierten dispositiven Faktor (Teil des Produktionsfaktors menschliche Arbeitsleistung) die "Information" ergänzt. Informationen werden für eine zielgesteuerte Kombination der klassischen Produktionsfaktoren im betrieblichen Leistungserstellungsprozess heute überall als notwendig erachtet. Der Kombinationsprozess der Produktionsfaktoren planender, orientierender und koordinierender Tätigkeiten erfordert durchweg den Einsatz von "Wissen", da alle über das betriebswirtschaftliche Geschehen vorliegenden Informationen zweckorientiert vernetzt werden müssen. Logistisch bedeutet dies für einen Wertschöpfungsprozess, dass das erforderliche Wissen, zum optimalen Zeitpunkt, in der benötigten Menge, am richtigen Ort, in der vom Produkt abhängigen Qualität bereitstehen muss.

Dies bedeutet, sofern man von "Wissen" als eigenständigen Produktionsfaktor ausgeht, dass für die Planung. Steuerung, Organisation und Kontrolle eigene Wissensmanagementtechniken erforderlich sind.

Damit die Qualität des erworbenen oder bereitgestellten Wissens gemessen und bewertet werden kann, ist es erforderlich sich die Unterscheidung von "Information und Wissen" zu den materiellen Produktionsfaktoren an standardisierten Kriterien aufzuzeigen.

Beispielkriterien sind: Besitz, Gebrauch, Teilung Vervielfältigung, Verbreitung, Identifikation, Schutz, Preisbildung, Kosten, Bestandsbewertung.

Wie sich zeigt, lässt sich Wissen als Produktionsfaktor weit schwieriger handhaben als reine Information.

Wissen als Wettbewerbsfaktor

Der Erfolg eines unternehmerischen Wertschöpfungsprozesses hängt stark von einer erfolgsträchtigen Strategie sowie einer überragenden unternehmerischen Idee ab (Picot 1990, S. 6f.). Die Möglichkeiten eine erfolgsträchtige Unternehmensstrategie zu finden ergeben sich aus der jeweiligen Ungleichverteilung von Information und Wissen in der Wirtschaft. Dies soll bedeuten, sofern ein Unternehmen Informationen und Wissen, welches bereits am Markt oder bei Mitarbeitern im Unternehmen vorhanden ist, richtig kombiniert und damit seine eigenen Informations- und Wissensvorsprünge nutzt, umso mehr erhöht sich die Chance am Markt gegenüber der Konkurrenz erfolgreich zu sein. Informations- und Wissensvorsprünge sind also eine direkte Voraussetzung, um Wettbewerbsvorteile zu verwirklichen und zu sichern.

Unternehmertum besteht „im Erkennen von wirtschaftlich relevanten Informations- beziehungsweise Wissensunterschieden sowie in der wirtschaftlichen Umsetzung derartiger Differenzen.“ (Picot 1990, S. 6f.). Das Erkennen von Informations- und Wissensunterschieden dient dem Unternehmen als Bindeglied zwischen noch unvollkommen verbundenen oder völlig unverbundenen Informations- und Wissensbereichen.

Als Beispiel: Ein Unternehmen hat Informationen und Wissen über Beschaffungsmärkte und kombiniert diese mit den Informationen über Absatzmärkte, so hat das Unternehmen nun durch die Verbindung eine marktfähige Unternehmensstrategie entwickelt.

Die von der Globalisierung getriebene dynamischere Wettbewerbswirtschaft bringt es mit sich, dass der herausgearbeitete Wettbewerbsvorteil von imitierenden Unternehmen wieder untergraben werden kann. Aus diesem Grund können sich erfolgreiche Unternehmen nicht auf Wettbewerbsvorteilen ausruhen sondern müssen ständig neue wirtschaftlich relevante Informations- und Wissensunterschiede aufdecken und umsetzen.

Wissen bestimmt damit unmittelbar den Erfolg einer Unternehmung und muss sich durch alle Bereiche und Funktionen wie ein rotes Band ziehen.

Leitfaden: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi)

Bereits seit Juni 2007 beschäftigt sich das Bundesministerium für Wirtschaft ebenfalls in einem eigenen Leitfaden sowie unter der Homepage (http://www.wissenmanagen.net) mit diesem Thema.

NetTask: Cloud Services für modernes Arbeiten

Die NetTask GmbH bietet Unternehmen und Systemintegratoren umfassende Cloud- sowie ITK-Services aus einer Hand: von der Telefonie, Datenübertragung, Housing, Hosting bis zu IT-Outsourcing und IT-Consulting.

Basierend auf einer eigenen, in deutschen Rechenzentren betriebenen, Infrastruktur-as-a-Service Plattform, bietet NetTask fortlaufend innovative Cloud Services: Hosted Microsoft Exchange, Hosted Microsoft Skype for Business (Lync) und Hosted Microsoft SharePoint für die moderne Unternehmenskommunikation und –zusammenarbeit in den Unternehmen an.

NetTask gehört dabei zu den führenden Anbietern von Cloud-Lösungen, welche die Zusammenarbeit in Unternehmen maßgeblich bereichern. Mit ihnen lässt sich das gemeinsame Arbeiten interaktiver, motivierender und produktiver gestalten. NetTask bietet integrierte Lösungen, bestehend aus Hardware, Software und Serviceleistungen, die bedienerfreundlich, für herausragende Leistungen gestaltet sind.

Hosted Exchange ist eine mandantenfähige gehosteten Groupware Cloud-Plattform, mit der Sie problemlos Ihre gesamte Kommunikation wie E-Mail, Terminplanung oder Verwaltung von Aufgaben und Kontaktadressen ortsunabhängig und geräteneutral im Unternehmen oder mit Geschäftspartnern abwickeln können. Ein integrierter Unified Messaging Service ermöglicht per Telefon eine direkte Sprach-Interaktionen mit dem jeweiligen Postfach sowie VoiceMessaging inkl. Mailboxansageregeln. Ein zubuchbarer Fax-Service ergänzt den Unified Messaging Service.

Hosted Skype for Business (Lync) vereint interne und externe Sprachkommunikation (öffentliches Telefonnetz), Instant Messaging (Chat), Audio-, Video- und Webkonferenzen sowie die Freigabe und Präsentation von Programmen oder dem gesamten Desktop - in einem innovativen Produkt. Die Kommunikationslösung ermöglicht optimierte Zusammenarbeit, bequeme Nutzung und einfachen Zugriff. Ein völlig neues Kommunikationserlebnis!

Hosted SharePoint ist eine moderne webbasierte Plattform für Zusammenarbeit, Projekt- und Dokumentenmanagement im Unternehmen. Ein umfangreicher App-Katalog bietet unter anderem wichtige Tools für agiles Projektmanagement und Vorgangsbearbeitung.

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